Nadie habría podido predecir la pandemia mundial que afectó a las cadenas de suministro en todo el mundo. Ni era posible vaticinar que uno de los mayores buques de contenedores se atascaría en el canal de Suez y provocaría retrasos que han costado miles de millones de dólares. O anticipar la guerra en Ucrania –u otros tantos lugares- y sus consecuencias geopolíticas.

Según el Informe global de riesgos de la cadena de suministro 2023 de la consultora WTW, casi dos tercios (un 65%) de los responsables empresariales afirmaron que las pérdidas relacionadas con la cadena de suministro fueron mayores o mucho mayores de lo previsto en los últimos dos años, mientras continúan contabilizando los costes de la pandemia.

En 2022, las empresas disminuyeron sus pérdidas en un 50% de media, asegura la compañía de gestión de riesgos Interos. Aun así, persisten los problemas de escasez y retrasos en las entregas. Pese a que la opinión de la industria es que la situación ha mejorado, la sensación es que nunca volverá a ser igual que en 2019.

En este contexto, una gran mayoría está analizando sus cadenas de suministro y evaluando las acciones que pueden llevar a cabo para reducir la complejidad y el riesgo, e impulsar así la capacidad de adaptación al cambio.

Sin embargo, las empresas se enfrentan a enormes obstáculos, incluida la escasez constante de mano de obra y materias primas, los riesgos geopolíticos y meteorológicos externos y la ausencia de proveedores alternativos.

En la actualidad, los proveedores han dejado de ser meros factores de reducción de costes para convertirse en partners empresariales estratégicos. Esto hace imprescindible controlar estos riesgos, consolidar los métodos de producción modernos y minimizar las consecuencias de cualquier problema en la cadena de suministro.

Esta gestión es esencial para mitigar las circunstancias organizativas (distancia física que separa al comprador del proveedor), geopolíticas o naturales.

Con el fin de estar preparados para estos riesgos y perturbaciones, es preciso crear un manual de respuesta en casos de crisis que utilice los datos pasados y presentes para dotar de información a la toma de decisiones y abordar complicaciones inesperadas.

Conocer, medir, informar

La gestión de proveedores entraña unas normas o “reglas de oro” para anticiparse a los posibles riesgos. En primer lugar, conocer el alcance de actuación. Es preciso identificar, evaluar y reducir las limitaciones creadas por los proveedores y sus subproveedores.

Desde el punto de vista operativo, los proveedores plantean varios retos para las empresas: calidad, plazos, normativa, imagen y reputación, etc. Todo ello supone un riesgo económico derivado en posibles multas, problemas en las ventas o pérdidas de ingresos.

En la actualidad, hay pocas herramientas en el mercado capaces de cubrir de forma exhaustiva la creciente demanda de la gestión del riesgo o, más en general, de la cadena de suministro. Para empezar, es necesario recopilar los datos internos. Estos datos se dividen en dos categorías: los procedentes de los sistemas de información, es decir, que se generan automáticamente, y aquellos que se introducen manualmente en el sistema.

Por lo general, los datos automáticos suelen ser cuantitativos, como el volumen de negocio con el proveedor; el peso de este en la categoría de compras; la distribución de proveedores en las empresas o el rendimiento del proveedor en términos de calidad, costes y entrega. Entre los datos manuales están la capacidad de respuesta en caso de crisis, la competencia de los equipos o las categorías de compras estratégicas.

A continuación, es esencial incluir fuentes de información externas que ayuden a trazar una panorámica más completa: información financiera, sobre ESG (medio ambiente, social y de gobernanza, por sus siglas en inglés), compliance y macroeconómica (incluyendo riesgos geopolíticos), sobre todo.

Es importante usar herramientas de visualización sencillas, como un panel de control  que presente las familias estratégicas y los riesgos asociados.

Y no vale con una foto estática: la medición del riesgo debe realizarse de forma continua. Los proveedores de contenido externo ofrecen interfaces cuyos datos se actualizan a diario. Después de cada situación de crisis, debe aportarse información sobre la experiencia y las tablas de gestión de riesgos deben modificarse para proteger a la empresa contra incidentes parecidos. Por consiguiente, es imprescindible que la herramienta aporte flexibilidad para integrar los nuevos elementos de supervisión, así como conservar el historial de cada proveedor.

Una vez definidos los riesgos y medidos de forma continua, eficiente y progresiva, es esencial informar a todas las partes interesadas no solo de cuáles son esos riesgos y sus consecuencias, sino también de los planes de mejora.

Así pues, el departamento de compras se centrará en los riesgos que conllevan las distintas categorías, mientras que el personal de operaciones deseará saber cuáles de ellos están asociados con los proveedores con los que trabajan. La herramienta de gestión de riesgos debe ser un vector de comunicación sencillo y eficaz, accesible para todas las partes interesadas.

No se pide a los gestores que predigan lo imprevisible. Ahora bien, deben ser capaces de actuar ante lo inesperado. Para ello, es preciso vigilar continuamente todos los datos, adoptar una actitud proactiva, definir escenarios de crisis que estén listos para aplicarse y disponer de herramientas flexibles y dinámicas que respalden las iniciativas de gestión de riesgos.

Fuente: Cadena de suministro