Escrito por: Juliana María Román. Experta en Supply Chain.

El área de compras es un área muy estratégica dentro de una compañía, y más en tiempos difíciles, cuando las empresas deben ser capaces de salir y reaccionar rápidamente reduciendo costos, mejorar márgenes y mitigar riesgos.

No importa lo que pase en nuestro alrededor, el punto es que debemos seguir siendo competitivos administrando bien el gasto, la compra y la adquisición.

Claves en la gestión de compras

En ese sentido, es clave establecer una estrategia de abastecimiento y tener visibilidad de todo el proceso; se necesita contar con data limpia, actual, consistente y correcta. Y con ello podríamos dar solución a algunos puntos. A continuación, algunas acciones clave:

• Examinar holísticamente y mejorar todos los procesos de abastecimiento, desde el abastecimiento y la contratación, para ahorrar costos, capital de trabajo, mitigar riesgos, y mejorar la gestión y rendimiento de los proveedores.

• Ganar inteligencia con el tiempo, lo que nos ayudará a limpiar, clasificar y validar datos.

• Monitorear y rastrear la ejecución y el cumplimiento de los contratos en cada etapa del ciclo de la compra.

• Enviar alertas cuando algo no se alinee a lo preestablecido y requiera un examen más exhaustivo.

• Integrar las cuentas por pagar a un sistema ERP. Cuanto más rápida y fácil sea la implementación de una solución, los miembros del equipo la adoptarán rápidamente.

• Asegurar la data de abastecimiento.

• Apoyar y mejorar la colaboración del proveedor, recopilando, almacenando y compartiendo información de ellos, y brindarles acceso a detalles de pronóstico, pedidos, inventario, para poder realizar seguimiento a los compromisos.

Aquí una forma clara de cómo el área de abastecimiento apoya a la estrategia de crecimiento de la compañía. Establecemos una métrica que mida el crecimiento (%) combinando crecimiento de ingresos y margen operativo. Para este ejemplo vamos a establecer 20%. Es decir, si nuestra meta de crecimiento de ingresos es 10%, el objetivo a alcanzar de margen operativo es del 10%, para que combinados alcance los 20% de crecimiento.

Así podremos mostrar nuestros ahorros y ver como realmente nuestros resultados ayudan al margen de la empresa.

Para medir, podemos establecer un KPI de ahorros. Detallando los ahorros por proyectos y como porcentaje del gasto.

Nuestro desafío es asegurar ahorros sincronizados con nuestro crecimiento para que nuestros gastos no aumenten más rápido que nuestros ingresos. Por esta razón, la visibilidad y el control en tiempo real que proporcionen nuestros presupuestos hasta el pago son vitales.

Mi recomendación es que nuestro equipo tenga profundo conocimiento de precios, evaluación comparativa de mercado, y mejores prácticas de abastecimiento y adquisiciones para una categoría de gasto en particular.