Evitar las diferencias de stock, las pérdidas de productos, las compras innecesarias, la duplicidad en las órdenes de compra y mejorar el control de costos es posible mediante la digitalización de las áreas de compras, abastecimiento e inventarios.

Estos sectores figuran entre las áreas sensibles donde muchas organizaciones aún mantienen controles manuales, a pesar de que las empresas ya han iniciado sus procesos de transformación digital, predominantemente en áreas de operaciones y tecnología. El hecho de que muchas todavía continúen gestionando procesos clave mediante Excel, correos o registros manuales es un problema que no solo afecta la productividad, sino que puede generar errores, retrasos y dificultades en el crecimiento de la compañía.

Para José Luis Yarlequé, gerente general de Ramo Perú, el principal error que cometen estas empresas es intentar crecer sin antes ordenar sus procesos internos. El ejecutivo explica:

«Muchas compañías aún manejan información en diferentes archivos o dependen demasiado de procesos manuales. Eso genera pérdida de tiempo, errores y dificulta tener una visión clara del negocio».

Procesos prioritarios para la digitalización y control de errores

En ese contexto, el especialista señala cuáles son los primeros procesos que una empresa debería digitalizar:

• Inventarios: Esta es una de las áreas donde más problemas aparecen, ya sea diferencias de stock, pérdidas de productos o compras innecesarias.
• Compras y abastecimiento: Automatizar órdenes de compra, aprobaciones y control de proveedores evita duplicidades y mejora el control de costos.
• Ventas y facturación: Porque permite centralizar clientes, cotizaciones, facturas, entre otros. De esta manera se evitan errores de precios, retrasos y falta de control.
• Finanzas y contabilidad: La digitalización ayuda a reducir errores en reportes financieros, mejorar conciliaciones y acceder a información en tiempo real.
• Producción y operaciones: En sectores como industria, construcción o agroindustria, integrar operaciones permite controlar materiales, tiempos y costos de manera más eficiente.

Velocidad, plazos e impacto en la productividad

El representante de Ramo Perú explica que uno de los principales beneficios de digitalizar procesos es mejorar la capacidad de reacción de la empresa:

«Las compañías necesitan velocidad y trazabilidad. Tener la información integrada permite tomar mejores decisiones y evitar muchos errores operativos que antes parecían normales».

Finalmente, agrega que una implementación inicial de digitalización puede tomar entre cuatro y seis meses, dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de sus operaciones; y los resultados suelen reflejarse en mayor productividad, mejor control operativo y reducción de errores internos.