A 40 kilómetros al sur de Lima, el Registro Nacional de la Identificación y Estado Civil (Reniec) presentó a los medios de comunicación su nuevo y moderno Archivo Registral, ubicado en Lurín, en el que se custodiarán más de 230 millones de actas registrales y documentación en una moderna instalación de 2,700 metros cuadrados con cuatro niveles.

El proyecto contó con dos etapas, la primera de ellas, inició el año pasado con una inversión de un millón de soles para construir una columna de rack selectivo sismo–resistente con entrepisos y capacidad de almacenaje de hasta 70 millones de documentos. La segunda etapa, comprendida desde agosto hasta noviembre de 2023, contó con una inversión de 7, 805, 300 soles. Para este proyecto la Reniec ha contado con el apoyo de JRM, quienes han sido los encargados de implementar las modernas estanterías metálicas tipo racks selectivo en el moderno archivo registral.

La ceremonia contó con la asistencia de la jefa nacional de la entidad del estado, Carmen Velarde Koechlin, quien anunció las mejoras que se implementaron en los últimos meses para modernizar el archivo registral, incluyendo modernos racks, tecnología de última generación, medidas de seguridad y personal encargado de custodiar toda la documentación existente.

La digitalización como reto

“Todos los documentos van a estar en este recinto, incluso los del trámite del DNI, los ciudadanos podran verificar cualquier cosa que necesiten en el acta original… ‘Reniec es el corazón del Perú’, donde están todos los documentos base”, comentó.

A su vez, destacó los retos a nivel tecnológico y logístico que tiene la oficina nacional, “a nivel tecnológico el reto para nosotros es la digitalización, porque los documentos ingresan más rápido como papel que digitalizados. La razón, es que hay actas que vienen del siglo 19 y se encuentran un poco destruidas, esto puede ser peor si el documento se pone en scaner, por eso, hay que utilizar otras formas para mantener vigente el archivo”, subrayó.

En ese sentido, Velarde Koechlin señaló que el reto también está en tener que adquirir sistemas de reconocimiento con inteligencia artificial que puedan reconocer mejor las letras y palabras para una mejor digitalización de las actas. A nivel logístico el desafío en su despacho se plasmó en como invertir el presupuesto por los temas burocráticos dentro del estado peruano. Según, la directora del Reniec, para conseguir financiamiento, primero se debe pedir autorizaciones y/o decretos. Luego de esto, recién se puede ir a un proceso de adquisiciones, porque no se puede hacer una licitación antes sin el dinero para el proyecto.

Para terminar, subrayó que los archivos que ellos manejan son la memoria de las instituciones y sociedad, ya que sirven como fuente de información para la ciudadanía. De esta manera, el Archivo Registral ofrece sus servicios archivísticos a las diversas unidades orgánicas internas, y a la fecha realizó 228 000 atenciones referidas a la búsqueda de documentos de hechos vitales, actos civiles y otros datos que identifican a una persona; asimismo, recibe solicitudes de información registral de la ciudadanía y las entidades públicas, siendo considerado el servicio más requerido con 75 000 atenciones en el 2023.

Este nuevo archivo registral permitirá, además, organizar y administrar los 12 millones de documentos que pertenecen al proyecto de Mejoramiento de la Calidad del Reniec, y que provienen de las diferentes oficinas de registros civiles de las municipalidades a nivel nacional.

La participación de JRM en el proyecto

Omar Quintanilla, Gerente Comercial en JRM, habló sobre la participación de JRM para el desarrollo de este proyecto con la entidad que dirige los registros nacionales de identidad. Desde su perspectiva el reto principal fue el tiempo de la instalación y el espacio. “La idea del Reniec era centralizar todo el archivo nacional en un solo punto, para esto buscaba maximizar la capacidad en metrajes cuadrados y llevarlos a metros cúbicos -a lo más alto que se pueda del almacén- “.

Además, el ejecutivo indica que el crecimiento en el tiempo para este diseño fue otra prueba, ya que este espacio fue concebido para ocupar el 100% del área sin generar sobrecostos. En esa línea, existen otros puntos adicionales a tomar en cuenta: generar eficiencias en productividad de operación, guardar archivos de manera independiente y acceder a ellos sin tener problemas de accesibilidad.

Novedades para el próximo año

Sobre los próximos pasos de JRM, Quintanilla comentó que lo que buscan es seguir posicionándose tanto en el norte como en el sur del Perú y crecer en un 20% para el próximo año.

El ejecutivo añade que el reto estará en cómo gestionar mejor los recursos sobre los costos directos y poder ser más eficientes de cara al futuro.