Elegir un sistema de racks suele asociarse con el aprovechamiento del espacio disponible. Sin embargo, detrás de esa decisión pueden aparecer costos que no figuran en el presupuesto inicial, pero que afectan la operación todos los días.

Pérdida de posiciones de almacenamiento, recorridos más largos, menor productividad, daños en mercancías y estructuras, además de mayores costos operativos, son algunas de las consecuencias que, según explica Zoubir Rahmouni, Export Manager en Estanterías Record, pueden surgir cuando el sistema no responde a las necesidades reales del almacén.

Una decisión que puede encarecer toda la operación

Para Rahmouni, un sistema de racks no debe evaluarse únicamente por la cantidad de producto que permite almacenar. Su diseño influye directamente en la forma en que la mercancía se mueve, se localiza y se prepara para cada pedido, por lo que termina condicionando la eficiencia diaria de toda la operación.

«Su diseño afecta directamente a la capacidad, los recorridos, los equipos de manutención, la seguridad y los tiempos de operación», afirma.

De acuerdo con el ejecutivo, una decisión aparentemente conveniente al inicio puede convertirse en una limitación durante años si el sistema no responde a la operativa del almacén.

«Una elección adecuada puede convertir el espacio disponible en una ventaja competitiva; una incorrecta puede limitar el crecimiento durante años», sostiene.

Por ello, señala que el diseño debe analizarse como una decisión estratégica que permita aprovechar el espacio sin comprometer el desempeño futuro.

“Desde Estanterías Record abordamos cada proyecto como una decisión estratégica. Nuestro objetivo, junto con colaboradores locales que conozcan el mercado, es diseñar almacenes que no solo almacenen más, sino que trabajen mejor, afirma.

El ahorro inicial puede convertirse en un mayor costo operativo

Según Rahmouni, uno de los errores más frecuentes consiste en seleccionar el sistema de almacenamiento considerando únicamente el precio o la capacidad teórica, sin analizar cómo funciona realmente la operación. También es habitual dejar de lado aspectos como la rotación de los productos, el número de referencias, las dimensiones de las cargas, el tipo de carretilla o las necesidades de picking.

De acuerdo con el especialista, cuando estos factores no se consideran desde el inicio, la instalación puede parecer económicamente conveniente, pero termina generando ineficiencias permanentes durante la operación diaria.

«El resultado suele ser una instalación aparentemente económica, pero cara de operar: recorridos innecesarios, pérdida de capacidad, congestión y dificultades para crecer. La mejor solución no es la que incorpora más acero, sino la que encaja mejor con la operativa», explica.

Rahmouni enfatiza que el verdadero costo de una mala elección no suele aparecer durante la compra del sistema. Los efectos comienzan a evidenciarse con el paso del tiempo mediante un incremento constante de actividades que consumen recursos sin aportar valor a la operación.

“La mejor solución no es la que incorpora más acero, sino la que encaja mejor con la operativa. Ahí resulta fundamental combinar nuestra experiencia técnica con el conocimiento de un colaborador local”, afirma.

Los costos ocultos que afectan la rentabilidad del almacén

Para el Export Manager de Estanterías Record, las consecuencias más importantes de un sistema mal diseñado son aquellas que se repiten diariamente y terminan elevando los costos operativos. Entre ellas menciona más horas de trabajo, desplazamientos más largos, maniobras repetitivas, mayores tiempos de búsqueda, errores durante la preparación de pedidos, daños en la mercancía y golpes en las estructuras.

Según Rahmouni, estas situaciones también incrementan las necesidades de mantenimiento, pueden provocar interrupciones de la actividad y obligar a realizar modificaciones antes de lo previsto. Aunque cada una de estas ineficiencias pueda parecer menor de forma aislada, su repetición continua termina afectando la rentabilidad del almacén.

«Son pequeñas ineficiencias que se repiten cientos de veces al día y terminan afectando seriamente a la rentabilidad. Por eso defendemos una visión de coste total: invertir bien en el diseño inicial significa reducir gastos operativos durante toda la vida del almacén», resalta.

Dentro de esas ineficiencias también se encuentra la pérdida de capacidad de almacenamiento. El ejecutivo explica que un sistema que no responde a las características de la operación puede desaprovechar posiciones disponibles y dificultar el crecimiento, obligando posteriormente a realizar ampliaciones o modificaciones que pudieron evitarse con un análisis previo.

Más recorridos, menos productividad

Rahmouni sostiene que la productividad diaria comienza en la distribución física del almacén. Desde su perspectiva, cada recorrido adicional y cada maniobra innecesaria representan tiempo y dinero que se incorporan al costo operativo.

De acuerdo con el especialista, un diseño adecuado acerca las referencias de mayor rotación a las zonas de preparación de pedidos, reduce los cruces entre equipos, facilita la identificación de los productos y mejora las tareas de reposición. Como resultado, es posible preparar más pedidos utilizando los mismos recursos y disminuir los errores operativos.

«Cuando el sistema de racks acompaña el flujo natural de la mercancía, la operación se vuelve más sencilla, rápida y segura. Nuestro reto es transformar el espacio en movimientos más cortos y eficientes», sostiene.

Para Rahmouni, la productividad no depende únicamente del personal o del software. También está directamente relacionada con la organización física del almacén y con la manera en que el sistema de almacenamiento facilita el flujo de la mercancía.

Diseñar el sistema a partir de la operación

El ejecutivo explica que antes de definir cualquier sistema de racks es indispensable conocer las dimensiones y pesos de las cargas, los tipos de palets, el número de referencias, la rotación, los niveles de stock, los flujos de entrada y salida, las necesidades de picking y los equipos de manutención.

A ello se suma el análisis de la geometría de la nave, la altura útil, las características del suelo, los elementos constructivos y las previsiones de crecimiento. Según Rahmouni, mientras más completa sea la información disponible al inicio del proyecto, más precisa será la solución desarrollada.

«Antes de dibujar el primer rack debemos entender la operación. Cuanto mejor sea la información de partida, más precisa será la solución», subraya.

Asimismo, considera que en los mercados internacionales resulta especialmente valioso trabajar junto con colaboradores locales, ya que su cercanía permite recopilar información fiable, comprender las particularidades de la operación y acompañar al cliente durante todas las etapas del proyecto.

Elegir el sistema adecuado y prepararse para el crecimiento

Rahmouni señala que el espacio disponible nunca debe ser el único criterio para seleccionar un sistema de almacenamiento. También deben evaluarse la selectividad requerida, la densidad de almacenamiento, la rotación, el número de referencias, la aplicación de criterios FIFO o LIFO, el tipo de carga y los equipos utilizados.

Explica que cada solución responde a necesidades específicas. La paletización convencional ofrece acceso directo a la mercancía; el sistema drive-in prioriza la capacidad; las estanterías dinámicas favorecen una rotación FIFO; mientras que el cantilever está orientado al almacenamiento de cargas largas o voluminosas.

En muchos casos, añade, la mejor alternativa consiste en combinar diferentes sistemas dentro de un mismo almacén.

«Nuestra labor consiste en identificar ese equilibrio técnico, trabajando con colaboradores locales capaces de detectar las verdaderas necesidades del usuario final», afirma.

Además, recomienda proyectar el crecimiento de la operación antes de definir el sistema. Esto implica analizar cómo podrían evolucionar el número de referencias, el volumen almacenado, el picking, los equipos de manutención o la automatización.

«Un diseño modular y escalable permite ampliar niveles, extender líneas o reconfigurar zonas sin rehacer por completo la instalación. No se trata de sobredimensionar el proyecto, sino de dejar abiertas las decisiones correctas», explica.

Revisar el sistema antes de que las ineficiencias limiten el negocio

Las exigencias actuales de la logística también han modificado el diseño de los sistemas de almacenamiento. Según Rahmouni, el crecimiento del e-commerce ha incrementado el número de referencias y la importancia del picking, mientras que la automatización exige estructuras más precisas e integradas con transelevadores, shuttles y vehículos autónomos.

«Ya no basta con maximizar el número de ubicaciones: hay que facilitar el flujo continuo de mercancía. El rack ha dejado de ser un elemento pasivo para integrarse plenamente en la estrategia logística», sostiene.

Para responder a estas necesidades, explica que Estanterías Record desarrolla cada proyecto mediante un análisis de las cargas, los flujos, la rotación, el layout, los medios de manutención y los objetivos futuros del cliente, complementado con los cálculos estructurales y la verificación del cumplimiento normativo.

Finalmente, recomienda revisar periódicamente si el sistema continúa respondiendo a la operación. El aumento de los recorridos, la falta de ubicaciones, la congestión en los pasillos, las dificultades para localizar mercancía, los daños frecuentes o el uso de espacios improvisados son señales que justifican una evaluación.

«Una instalación puede ser estructuralmente segura y, sin embargo, haber dejado de ser eficiente para el negocio. Un estudio operativo permite decidir si basta con reorganizar, ampliar o adaptar el sistema antes de que el problema frene el crecimiento», concluye Rahmouni.