Implementar una herramienta de gestión o un software de planificación al interior de una empresa es una decisión importante y un tremendo desafío, considerando los efectos y alcances que puede tener a nivel técnico y comercial. 

Dado lo anterior, es fundamental que exista un compromiso transversal al interior de las compañías para avanzar y alcanzar los objetivos trazados y sacar el máximo provecho a estas soluciones; compromiso que debe venir desde la alta gerencia o dirección. 

Dada las características de estas herramientas, el manejo de estadísticas, datos históricos e información es fundamental; más aún considerando que su implementación requiere un aprendizaje por parte de todos para realizar los ajustes y correcciones que sean necesarias para lograr los objetivos.  

El 2020 trajo consigo cambios importantes al interior de las empresas que no siempre son fáciles de asimilar y muchas veces tienen un impacto a nivel organizacional que requiere repensar, por ejemplo, el ¿cómo dar un giro o una mirada distinta al modo de hacer las cosas? ¿Analizar cómo ese cambio impacta la estrategia general? o ¿Cómo el implementar estos cambios obliga, en ocasiones, a repensar los procesos? 

Y en medio de ese análisis constante con miras siempre a la mejora de los procesos -y que enfrenta, en muchas ocasiones, al modelo tradicional o clásico del cómo hacer las cosas- asoman nuevas oportunidad para las compañías y es ahí donde el impacto que estas herramientas pueden tener en el proceso comercial y técnico son fundamentales e implican cambios importante en las áreas que muchas veces cuesta asimilar y entender sus alcances. 

En este sentido, la comunión que alcancen los aspectos técnicos y comerciales de la operación es importante para el éxito del proceso. Con la incorporación de estas herramientas se espera lograr sinergia entre las áreas y nunca transformarse en una especie de “camisa de fuerza” para algunas de ellas, puesto que cuando eso ocurre, la herramienta de gestión no cumple con sus objetivos y comienzan los problemas al analizar los alcances de ellas y, por ende, el éxito de su implementación. 

Se debe tener claro que, en aspectos generales, estas herramientas son expertas para todo lo que se pueda interpretar estadísticamente y calibrar con información propia de la dinámica del negocio, pero nunca puede reemplazar a la experiencia y dinámica comercial. En otras palabras, la solución tiene como principal objetivo ayudar en los procesos más administrativos, agilizando así la toma de decisiones y a su vez la operación.  

Pero se debe tener claro que no todo puede ser resuelto, por ejemplo, por una herramienta de gestión de inventario. Sin embargo, mientras mejor transmita las variables o dinámica del negocio, mejor va a funcionar el control de inventario, considerando que la capacidad con la que pueda transmitir la dinámica comercial y los eventuales eventos es lo que marca la diferencia; y para eso es fundamental conocer el comportamiento de los negocios para reforzar estas soluciones. 

GUIAR EL CAMBIO

Otro aspecto importante a considerar es que, al minuto de la implementación, el liderazgo y la imparcialidad de la alta gerencia son importantes. La incorporación de esta solución implica un cambio cultural, por lo tanto, el rol del líder o alta gerencia es saber alinear, ceder y equilibrar en qué caso se aplican aspectos técnicos o comercial, entender la relación causa y efecto de las decisiones y también cómo las metas comulgan sin poner “camisas de fuerza” a nadie, ya que si bien estas herramientas son un aporte a la gestión de la compañía no lo son todos, por lo tanto el entendimiento de lo que se puede hacer y aquello que no se puede es fundamental para el éxito del proyecto.  

Como comentamos anteriormente, la comunicación entre los equipos (planner y comercial) es otra variable a tener en cuenta. Lograr que ambas gerencias (supply chain y comercial) estén alineadas con comunicación directa para traspasar la información hacia los colaboradores y a la herramienta; lo que no es cosa fácil, pero sí fundamental. Es clave que la comunicación venga desde arriba y se desprenda hacia todas las áreas como una cascada alineada. Si bien, este es un proyecto a nivel de compañía, muchos lo ven erróneamente como un proyecto sólo de Supply, desvirtuando el alcance que puede tener a nivel empresarial.  

Por otra parte, para una correcta medición de los alcances que tenga esta herramienta es importante establecer con anticipación, por ejemplo, los KPI que se medirán y los objetivos comunes  que se buscan; todas cualidades que permiten a los equipos conversar sobre aspectos concretos, dejando atrás lo relativo y eso es primordial cuando manejamos información.  

Finalmente, para que la implementación de una herramienta de gestión de inventario cumpla con los objetivos trazados es necesario avanzar con números concretos, empatía y comunicación. Las herramientas son espectaculares, pero cuesta “sacarles trotes” y ahí la gestión del cambio es un factor clave para alcanzar el máximo potencial.

Por: Javier Bravo G. CEO – LIIKE

Fuente: Liike Supply Chain Consulting