La realización de este proceso permite garantizar un control y trazabilidad del stock de un almacén o CD. Con ello las empresas pueden planificar mejor y brindar un alto nivel de servicio frente a la demanda.

Diariamente, en un almacén o en un centro de distribución se realizan diferentes procesos que le dan vida a una empresa. Aunque todos son de mucha importancia para el rendimiento de un negocio, hay algunos que se distinguen por el alto impacto que pueden generar en los resultados de una organización. 

Uno de ellos es el inventario, proceso fundamental que merece una atención y concientización especial. En las grandes empresas es común la ejecución eficiente de este proceso, pues hay una mayor concientización de su relevancia, reflejo quizá de la competitividad y crecimiento que los distingue. Sin embargo, en general, la mayoría de empresas en el Perú muchas veces no tienen la capacidad de manejar adecuadamente sus inventarios. “Es su talón de Aquiles”, indica Alexis Campó Quesquén, Jefe de Almacenes – CD.

Gestión

Esta falta de concientización se da sobre todo en las micro y pequeñas empresas; en las medianas empresas hay una ligera gestión del inventario, pero igualmente hace falta reforzar esta capacidad, indica. Pero esto más que un problema, constituye en realidad una fuente de oportunidad. Porque incorporando un eficiente proceso de inventario, estas compañías podrían incluso lograr mayores niveles de crecimiento. 

Así lo demuestran algunas experiencias. Alexis Campos recuerda cuando trabajó en una empresa pequeña del sector industrial de productos de limpieza. Tenía mucho potencial de crecimiento en el mercado, sus ventas y competitividad podían aumentar de manera significativa. Pero la poca atención hacia el proceso de inventario impidió que esto sucediera.

Proceso de inventario

El inventario es el proceso de registro detallado y valorizado de lo que existe en el almacén en un momento determinado, mientras que el stock es la cantidad física. El objetivo de este proceso es plasmar todo lo que hay físicamente en el almacén hacia un documento, que puede ser físico o de preferencia virtual (en un sistema). Para ello lo que se realiza básicamente es un conteo de inventario. 

El inventario permite tener una trazabilidad y un control de lo que la empresa tiene físicamente en determinado momento, en cantidad o valor económico. Con este control y seguimiento del stock, la empresa podrá planificar y en consecuencia realizar una mejor gestión del abastecimiento, garantizando un alto nivel de servicio frente a la demanda. “Va a permitir realizar una mejor planificación en las operaciones tanto en la logística de entrada como de salida. El área comercial se apoya mucho en lo que dice el sistema. 

Y con ello vamos a incrementar el nivel de servicio al cliente”, remarca. Existen varios tipos de inventario. El inventario de materia prima, de producto terminado, de repuestos, de herramientas, de productos en proceso. En cuestiones de control, existen el inventario mínimo, inventario máximo, inventario inicial, inventario final, inventario cíclico, inventario periódico, inventario perpetuo. 

Negocio

La elección de tal o cual tipo de inventario va a depender del giro del negocio de la empresa. “Yo trabajo en una empresa de retail y nosotros no realizamos un inventario inicial ni final, porque tiene que ir acorde al giro del negocio. En mis anteriores experiencias sí tenía un inventario final e inicial; se podía porque estaba muy de la mano con el giro de la empresa. Actualmente aplico inventarios cíclicos y auditorías de inventario”, precisa.

Alexis Campó sostiene que, en el caso de un inventario inicial y final de cada periodo, se pueden apoyar con un inventario cíclico, llamado también rotativo, en donde se puede establecer cada cierto tiempo a qué productos o a qué familia de productos se va a inventariar, con periodos de tiempo determinados.

“Con la finalidad de tener la trazabilidad de los productos, ver quizá algún tipo de equivocaciones, porque si en tu proceso de inventario hay un factor humano, hay mayor tendencia al error; podemos tener errores operativos como también administrativos”, comenta.

Errores a evitar

En el proceso de inventario pueden presentarse errores operativos como de conteo; también se pueden presentar errores de picking; incumplimiento de controles a la interna de todo el proceso de inventario; incluso aspectos administrativos como por ejemplo, al momento de digitar en el proceso de inventario, pendiente de regularizaciones de ingreso o de salida. 

Estos errores pueden impactar en la diferencia de inventario al comparar la cantidad física con el sistema. Y es que otro aspecto importante en el proceso de inventario es que, al comparar el stock físico con lo que registra el sistema, no haya una brecha de diferencia, y por el contrario se logre una exactitud ideal del 100%, algo que muchas veces es complicado, pero no imposible, dice Campó. 

“El objetivo es que lo que se tiene en físico se refleje en el sistema o viceversa porque es lo que va a primar cuando el área comercial o el área de planificación, o de abastecimiento, realicen sus funciones. Por otro lado, lo que se busca es tener un mejor seguimiento, control y optimización del inventario buscando aumentar la rentabilidad de la organización”, subraya.

Asimismo, los errores pueden venir de más atrás. Al momento del ingreso de importaciones, compras, logística inversa, maquila o por la misma producción al almacén, el error puede venir en la digitación de lo que ingresa: no se realizan los filtros o los conteos respectivos, pues muchas veces se comete la falta de saltear o aplazar ese paso (luego lo contamos, revisamos o lo ingresamos a nivel sistemático) por la misma rapidez del momento de la operación o de la operatividad del día a día. 

Picking

“Eso podría hacer que se vayan acumulando los pendientes y al final nos impacte rotundamente en el tema de la exactitud de los inventarios. Así mismo, también nos podría impactar en el momento de realizar el picking, si este es manual con mucha más razón”, señala. Igualmente, la no realización de filtros internos se puede dar al momento de realizar el despacho y la carga a la unidad de transporte, los cuales también exigen tener controles y conteos. 

“Todas esas operaciones que tenemos en almacén también impactan en los inventarios, porque de hecho que cuando vamos a realizar el primer conteo de los inventarios, si no se ha realizado todo lo comentado de manera correcta, vamos a tener diferencias de inventario y se designará mayores recursos en contar estas diferencias con el fin de analizar e identificar las causas de ello”, resalta.

Mayores exigencias

Alexis Campó considera que el desarrollo del proceso de inventario tiene algunos factores críticos. Uno de ellos es el personal encargado de realizar esta actividad, sobre todo cuando se realiza de manera completamente manual. 

Otro factor crítico es la tecnología que se aplique. En cuanto a este último punto, hoy en día las áreas de logística y supply chain se han soportado mucho en la tecnología, y el proceso de inventario no es la excepción, afirma Campó. DHL por ejemplo está utilizando drones para realizar sus inventarios, con lo que puede aumentar la productividad, optimizar costos e incluso disminuir los índices de incidentes y accidentes.

“La tecnología en la logística permite dar pasos agigantados, optimizando costos y recursos con la finalidad de generar mayor rentabilidad”, refiere. 

El inventario también se puede apoyar en tecnologías como el WMS; aunque no es precisamente para un tema de inventarios, permite realizar la trazabilidad de todo lo que hay en el almacén en todo momento; además, tiene un módulo de auditoría de inventario, agrega. 

“El WMS puede trabajar de la mano con el RFID y ayudar a optimizar los tiempos de inventario”, precisa.