Muchas veces al diseñar un almacén se comete el error de no considerar el crecimiento futuro del negocio, aspecto importante sobre todo ante la fuerte expansión del comercio electrónico. Asimismo, existen otros factores que se deben tomar en cuenta al momento de realizar un layout.

Los almacenes son recintos donde las empresas guardan y gestionan productos terminados, productos en proceso, materias primas, repuestos, etc., para su posterior abastecimiento interno o externo. 

En el caso de un centro de distribución, su eficiente control y rendimiento permitirá optimizar recursos y costos, además de un mejor nivel de respuesta frente a la demanda. Realizar un layout adecuado de un almacén será siempre fundamental para lograr ese buen desempeño.

Almacenamiento

El layout, en términos logísticos de almacén, es el diseño y cálculo del área necesaria para las zonas de almacenamiento, y de áreas de tránsito para el flujo de productos, materiales, vehículos y personas que lo conforman, en función a la logística de entrada y salida.

Las áreas en el diseño de un centro de distribución son principalmente la recepción y control, donde están los muelles y bahías de carga y descarga de vehículos; la zona de almacenamiento, donde puede haber estanterías o no, según el tipo de producto que se almacene. También está la zona del picking, donde se realiza la preparación de los pedidos para su distribución a los clientes; así como las zonas de expediciones, donde se entregan los pedidos armados para cargarlos a los vehículos.

“Esas son las zonas principales que ves en un almacén de distribución; sin embargo, también puede haber otras zonas: las oficinas para control de operaciones, donde están la supervisión, la gente de logística; y de otro lado los servicios higiénicos. Algunos consideran también un comedor: esas áreas también es importante tenerlas definidas en un almacén”, precisa el Ing. Armando Cherres, Supply Chain Manager en Alta Dirección Internacional.

Optimizar

“Y si tienes una buena reducción de tiempo en los procesos y optimizar tus recursos, de hecho vas a reducir tus costos. También garantizará operaciones seguras”, resalta Cherres, quien se ha desempeñado por más de 30 años como gerente y jefe en las áreas de logística y cadena de suministro de grandes empresas multinacionales y de servicios outsourcing. 

Iniciar un proyecto de layout puede darse ante la necesidad no solo de tener por primera vez un almacén o tener uno nuevo; también puede motivarse al querer rediseñar el existente. Por ejemplo, cuando cambia de ubicación el almacén o cuando se introduce un proceso que afecta la zona de almacenamiento. 

Criterios para un layout 

Al realizar el diseño de un almacén para su posterior construcción, se tiene que considerar diferentes factores que garanticen que el recinto se ajuste a las necesidades de operación del negocio. El primero de ellos es la funcionalidad o la actividad que se va a desarrollar en ese espacio. En el caso de centros de distribución, por ejemplo, la fuerte expansión del comercio electrónico hoy exige almacenes de distribución más ágiles, que estén preparados para el crecimiento rápido de un negocio. 

Al respecto, Cherres resalta que al momento de diseñar un CD es importante pensar en las previsiones del futuro, pensar en el hoy pero también en el mañana. “Muchos almacenes han colapsado con esto del crecimiento del e-commerce, que hoy en día obliga a todos a atender una demanda inmediata de clientes b2c: los espacios del almacén se han quedado cortos”, sostiene. Armando Cherres recuerda una experiencia relacionada con esto. 

En un antiguo trabajo que tuvo se recomendó un almacén con un layout ideal para el crecimiento futuro de la compañía, pero lo vieron como mucha inversión y no se tomó en cuenta; en lugar de ello, se trasladaron a un almacén propio. En menos de tres meses, que llegó la estacionalidad, se tuvieron que cancelar proyectos de marketing porque el almacén no tenía más capacidad. “No pensar en el futuro, es un error que se suele cometer”, añade.

Otros aspectos 

Asimismo, hay que tener presente la maquinaria y equipos que se van a utilizar, porque en función a eso se va a poder movilizar el stock. Igualmente, es importante tener bien establecido el patio de maniobras para el despacho de vehículos para la distribución, así como para la recepción de productos que reabastezcan los puntos de inventario. 

Es fundamental tener presente todos estos factores, porque de lo contrario es cuando comete los errores. Cuando no se establecen bien los objetivos ni el propósito del proyecto, entonces el almacén queda corto o a la mitad de un proyecto mal ejecutado. Importante también es tener una buena comunicación en el equipo que participa del proyecto. 

Es importante además involucrar a los stakeholders, a la gerencia, al área de finanzas, recursos humanos, el área de compras. Ellos deben estar al menos en la parte inicial del proyecto, para que tome forma, precisa. Luego, la responsabilidad recae en los expertos logísticos y comerciales, que van a determinar la necesidad del área de almacenamiento, el tamaño de la operación, etc. 

Condiciones

“También hay que involucrar a las personas de seguridad para que garanticen las condiciones seguras para que el layout cumpla con las normas de seguridad; sin dejar de lado a la gente de TI, que es la que se va a encargar de todas las comunicaciones que se requiere mantener en un almacén”, agrega. 

En los aspectos de seguridad, Cherres considera que también es importante manejar una gestión de riesgos, con el fin de garantizar cero accidentes durante la implementación del layout así como ya en su puesta en marcha. Tanto el personal como los proveedores deben cumplir con condiciones y normas de seguridad que prevengan los accidentes.

“Es importante que mapeemos a través de una carta de riesgos o un plan de riesgos, qué cosas podrían pasar y cómo deberíamos reaccionar, o qué deberíamos anticipar. Hay situaciones que ponen en riesgo a las personas y los tiempos que tenemos asignados para nuestro proyecto”, comenta. Armando Cherres refiere que, en la medida que necesite crecer más el proyecto, que sea más ambicioso o de mayor escala, sería importante tercerizar para que lo realicen los expertos en este tipo de trabajos, “donde hay que hacer análisis, simulaciones, recomendaciones, proyectarse al futuro”, remarca.

Pasos recomendables 

No todos realizan un proyecto de un layout con la misma responsabilidad, menciona Cherres. Pero los que están mucho tiempo en el campo logístico, agrega, han podido definir hasta 5 pasos en el desarrollo del diseño de un almacén: el inicio, la planificación, la implementación del almacén, el lanzamiento, y el desempeño del proyecto.

Al inicio uno debe preguntarse: ¿por qué hacemos un almacén? ¿Qué valor le aportará a la compañía? ¿Cómo lo debemos dimensionar? De acuerdo con el Experto, en esta etapa uno presenta el layout del almacén: qué se necesita cubrir, qué alcances va a tener, cuál es el equipo que va a desarrollar el proyecto y quiénes son los stakeholders. 

“Una vez que tengas todo eso en el inicio, puedes entrar a la parte de la planificación y estimación de los recursos”, sostiene. En la planificación se realiza propiamente el diseño, tomando en cuenta todas las consideraciones del almacén identificadas al inicio. 

Diseño

En este caso, se puede hacer uso de sistemas de planificación de diseño, o de herramientas que permiten modelar y de programas que hacen simulaciones de rendimiento de todos los procesos y operaciones del almacén. Luego viene la implementación. 

En esta etapa se puede acompañar la ejecución del proyecto con calendarios o herramientas de apoyo para ir determinando hitos, ver en qué etapa se encuentra el proyecto, si se está atrasado o adelantado, etc. En ese sentido, dice, es importante tener una trazabilidad del proyecto. 

Una vez concluido, viene el lanzamiento. El lanzamiento es poner en marcha el almacén; ingresan los camiones, las estanterías, todos los recursos, materiales y equipamientos del recinto.

“El asunto debería terminar ahí, pero si nosotros lo hacemos de una manera aún más eficiente, aplicando mucha ingeniería, podemos establecer las métricas e indicadores para que puedas evaluar qué tan bien está respondiendo el almacén de distribución. Eso sería para mí, en una forma sencilla, cinco pasos en los que podrías hacer el diseño de tu CD”, anota.