Los procesos operativos back office enfocados en gestión documental

By: Diego Padilla
Jun.15, 2019
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  • Emplear en una organización la tercerización en diversas funciones representa un ahorro de costos de alrededor del 30% y un aumento de la eficiencia del 20%

En la actualidad, muchas organizaciones buscan tercerizar algunos de sus procesos de back office como el registro, digitalización e indexación de documentos, validación de datos y gestión de trámite documentario. 

En ese sentido, Sonia Portugal, gerente general de Exact, indicó que: “existen muchas empresas que desconocen que la tercerización de diversos procesos operativos representan un ahorro de costos de alrededor del 30% y un aumento de la eficiencia del 20%, entre ellos destacan acciones como la validación de datos, la digitalización e indexación de documentos y gestión de trámite documentario”.

Es importante determinar el número de puestos y colaboradores que intervienen en un servicio operativo enfocado en Gestión Documental, para ello, es necesario hallar el punto de equilibrio de productividad y eficiencia, aplicando una adecuada y efectiva gestión del riesgo operativo, empoderando al equipo y gestionando por procesos.

Del mismo modo, el propósito principal es tener la documentación organizada, segura y disponible en modo digital, que permita ahorrar en consumo de tiempo, recursos y materiales a través de un proceso controlado en línea mediante dispositivos de rastreo o tracking.

Cabe destacar que el principal objetivo que tienen las empresas enfocadas en gestión documental es permitir a las organizaciones contar con personal y sistemas altamente especializados en este tipo de proceso con menores costos que el staff propio, generando eficiencias internas y aumento de la productividad. Este esquema de servicio, sin lugar a duda, es un comienzo para empresas que buscan mejorar sus procesos de back office. Sin embargo, aún muchas organizaciones piensan equivocadamente que la gestión documental cuesta más de lo que vale. El reto está en que las empresas comparen detenidamente el costo de un proyecto de implementación de un sistema de gestión documental y el costo de no gestionar bien los documentos en términos de tiempo, productividad y dinero.

Por último, es importante señalar que la tecnología es la única forma de generar eficiencias importantes en las compañías durante sus procesos de transformación digital. Esto significa desarrollar soluciones a la medida e inteligentes bajo un enfoque trasversal de los procesos.


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