La Gestión de Almacén por dentro: Producción

By: Guido Secco
Ago.28, 2019
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Si nuestra compañía cuenta con un almacén que, entre otras funciones, abastece a nuestra cadena de producción, y no queremos perder la trazabilidad, entonces nuestro programa de gestión de almacén SGA (en inglés WMS) debe estar preparado para trabajar con el sistema de producción. En el caso de no estarlo, al final del proceso, tendremos salidas de materia prima y componentes y entradas de producto terminado injustificadas, desconectadas, sin trazabilidad y que nos obligarán a realizar mucho trabajo manual extra en hojas de cálculo. Esta práctica, la de suplementar un software de gestión con hojas de cálculo, es un reflejo directo de las carencias de nuestro software de gestión de almacenes. Carencias cuya causa principal suele ser una definición de requerimientos previos deficientes.

Esta situación conlleva la realización de una cantidad importante de tiempo perdido, excesos de recursos mal empleados e información inconexa que debemos tratar con inventos “fuera del software de gestión” que puede evitarse si disponemos de un programa SGA (WMS) preparado para trabajar con una cadena de producción.

El sistema SGA con el sistema de producción.

Damos por hecho que nuestra compañía debe tener claros y bien definidos sus escandallos y estructuras de producto, es decir, todas aquellas fases, materias primas y componentes necesarios que intervienen en la fabricación de cada uno de sus productos. Toda esa información será recibida por el sistema de gestión del almacén proveniente desde el ERP, desde el programa de planificación de la producción que utilicemos, o la recibirá a través de un usuario autorizado que deberá crearla directamente en el SGA-WMS.

Sea cual sea la fórmula elegida, para que nuestro sistema SGA reciba la información necesaria, todo el proceso comienza con la creación de una orden de producción. Una vez creada la orden de producción el sistema comprobará el stock disponible para ponerla en marcha. Esto lo hará según la información de estructura de producto que le hayamos introducido. El software de gestión de almacén sabe si disponemos de materia prima y componentes suficientes para completar total o parcialmente cada orden de producción. Podremos configurar el sistema para que permita realizar ciertas órdenes de producción de forma parcial a la espera de que, en alguna de las fases, se incorpore un componente que aún no tengamos en stock, pero que sepamos que vamos a recibir en un plazo determinado. De la misma forma, podremos decidir no ejecutar ciertas órdenes hasta que no tengamos todo lo necesario para completarlas de forma completa.

La ventaja de trabajar con un SGA de este tipo, es que nos desvelará de forma clara e inequívoca todas aquellas carencias de stock que nos imposibiliten poner en marcha la producción o por el contrario dará luz verde a todas aquellas órdenes que podamos completar porque tengamos stock suficiente para ello.

Si definimos los puntos de abastecimiento, las zonas de pulmón y las interacciones con otras zonas de producción, el software de gestión de almacén irá lanzando órdenes de movimientos de stock entre zonas conforme se vayan necesitando para producir. Por ejemplo: imaginemos que un semielaborado, que se acaba de producir en la zona 1, debe ser trasladado junto con un componente a la zona 2. El SGA – WMS enviará una orden al operario correspondiente para que traslade el semielaborado (una vez se haya terminado de producir) de la máquina de la zona 1 a la correspondiente de la zona 2 justo en el momento que se necesite, y si no va a producirse en ese momento, enviará el semielaborado al almacén para que espere su turno. Cuando llegue el momento enviará una orden de movimiento del componente, para que sea trasladado desde el stock a la máquina de la zona 2 cuando ésta lo requiera.

De esta manera el SGA  (en inglés WMS) consigue que componentes y semielaborado abastezcan a la cadena de producción en el momento y en el lugar requerido para comenzar de nuevo. Actuará de igual modo en los casos de materia prima al comienzo de las órdenes, combinando la información de gestión de stocks, tiempos, rutas y puntos de abastecimiento para lograr que todo el engranaje de flujo de materiales e información, funcione como una máquina de precisión perfectamente engrasada.

Una vez terminado el producto el programa de gestión de almacenes registrará las unidades producidas. Permitirá realizar ajustes entre la cantidad de producto terminado teórico y el real, en el caso de que sea necesario. Hecho esto podremos crear movimientos manuales a re-trabajos, calidad, mermas o a destruir, las unidades que le indiquemos.

Trazabilidad

Si estamos equipados con un sistema SGA (WMS) preparado para trabajar con producción, todos estos movimientos y transformaciones los vamos a realizar manteniendo en todas las fases de producto la trazabilidad. Desde la materia prima al producto terminado, el seguimiento que realiza el software de gestión del almacén es total, de manera que puede hacer frente a una incidencia partiendo de cualquier información de la que dispongamos, por ejemplo, a partir del lote del producto terminado, podremos recuperar la explosión de materiales, sus proveedores, los lotes que intervinieron total o parcialmente en la elaboración, etc.

Además de lo anterior, si nuestro producto terminado precisa de seguimiento por número de serie, el sistema de almacén SGA (WMS) puede asignar, o simplemente almacenar en su base de datos, los números de serie asignados a cada una de las referencias producidas, y así gestionarlos asociándolos a unidades de carga. De esta manera, siempre sabremos qué rangos de número de serie se encuentran en cada una de ellas y en qué ubicaciones. De esta forma, al expedirlas y llevarlas al cliente final o a nuestros propios almacenes, tiendas de distribución, plataformas, etc., sabremos en todo momento dónde se encuentra cada unidad individual producida y con ella, todo el desglose de materiales y componentes utilizados en su producción.

Imaginemos lo que supondría producir un kilo de macedonia suponiendo que sólo estuviese compuesta de cinco frutas diferentes. Para un programa de gestión de almacenes sin módulo de producción habría una salida de 200 gramos de cada una de las frutas necesarias y una entrada de un kilo de macedonia. Aunque los lotes de fruta y de macedonia estuviesen definidos, nunca estarían relacionados entre sí en el sistema SGA, por lo que cada vez que necesitáramos consultar algo a partir del producto final, deberíamos acudir a hojas de cálculo que habría que mantener y actualizar constantemente o a softwares diferentes no conectados entre sí para, con mucha suerte, conseguir deducir qué lotes se emplearon en la elaboración del kilo de macedonia ubicado en el almacén central. Si extendemos este razonamiento a miles de kilos, a procesos intermedios como lavar, pelar, trocear, endulzar y cocer, envasar y etiquetar, la labor se convierte en algo imposible e impensable en tiempo y recursos.

Un gestor de almacenes preparado para trabajar con una cadena de producción nos permitirá mantener coordinados todos los movimientos necesarios para evitar despilfarros en forma de tiempos muertos además de mantener la trazabilidad en todas las fases de producción facilitando enormemente la recuperación de todo el flujo de información necesario que se genera en cada fase.

Fuente: J. Cisneros
Equipo DATADEC


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