Plataforma colaborativa en proceso de aprovisionamiento: ¿qué funcionalidades debería tener un Portal de Proveedores?

By: Jorge Choque
Dic.13, 2017
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En lo que respecta a la logística de abastecimiento interno, para el proceso de producción o fabricación de productos y servicios, la relación con los proveedores en la negociación de compra puede verse apoyado por diversas herramientas que ofrecen grandes oportunidades y ventajas.

Una de estas herramientas son las plataformas colaborativas, «que tecnologías como la nube han ayudado a proliferar», indica la página web Retos en Supply Chain.

En este caso, la solución es un portal web de proveedores que sirve como punto de encuentro entre la empresa y sus fuentes de abastecimiento.

Este tipo de plataformas tecnológicas permiten la interacción on-line entre empresas  y sus proveedores a través de un entorno colaborativo, cubriendo los principales escenarios del proceso de aprovisionamiento

A través de él, hay mayor trazabilidad y visibilidad, se pueden lograr ahorros en costos de procesos de compra, reducir tiempos de tramitar facturas, elimina el papel, mejora la comunicación entre las partes, y muchos otros beneficios que ofrecen los diversos desarrollos de portales que están a disposición en el mercado.

Según un artículo de Retos en Supply Chain, una vez que se ha hecho la elección tecnológica que permite seleccionar los servicios cloud que mejor se adaptan a las necesidades del negocio, el portal de proveedores debe diseñarse a medida del uso que se le quiere dar.

Así, expone algunas de las aplicaciones y funcionalidades que habría que implementar:

Gestión de pedidos: es preciso habilitar un área privada en el portal de proveedores, a la que se accedan en condiciones de seguridad(con control de autorizaciones y accesos) donde cada empresa se ocupe de recibir pedidos, una vez éstos hayan sido confirmados por la organización. Como proveedor, resulta mucho más eficiente el poder recibir órdenes directamente del sistema ERP del cliente. La principal ventaja es la inmediatez, aunque también es muy beneficiosa la alineación de la información con la que se trabaja.

Planificación de entregas: la sincronización es esencial en la cadena de suministro, algo que tienen claro quienes han cursado un Máster en Supply Chain, como el de EAE. Una plataforma centralizada, como es el portal de proveedores, facilita la programación de las entregas de material, permitiendo una mejor coordinación entre componentes de la cadena, que repercutirá en el aumento del porcentaje de entregas perfectas al cliente. La plataforma hace posible realizar una mejor planificación de cara a las necesidades de producción y almacén, pero, además, aumenta la eficacia de los procesos, al poder asociarse al registro histórico de pedidos para el análisis, a la conservación de los resguardos digitales, cartas de embarque y especificaciones, que necesitan emitirse para cada operación.

Ajuste de inventario: cuando el portal de proveedores ofrece la opción de navegar por el catálogo de artículos de cada fuente de abastecimiento, se consigue que compradores y vendedores tienen acceso a la misma información sobre cada producto. Precios, tiempos de entrega, inventario y cualquier especificación podrían quedar disponibles en tiempo real, garantizando la visión única y minimizando errores y el riesgo de rotura de stock. Otra ventaja de este sistema es la posibilidad de personalizar el servicio en función del análisis de las compras realizadas en cada periodo, para ganar en agilidad.

Capacidades predictivas: la selección de proveedores es una de las tareas con mayor repercusión a que se enfrentan los responsables de compras. Los resultados de la función de abastecimiento pueden mejorar visiblemente cuando se tiene acceso a pronósticos fiables extraídos del estudio de datos recogidos en tiempo real. El portal de proveedores hace posible esta perspectiva y permite evaluar la puntualidad en las entregas, la calidad en los productos y la satisfacción en la respuesta de cada una de las empresas con las que trabaja la organización. Con este conocimiento, se pueden tomar mejores decisiones y hacerlo a tiempo.

Por último, no hay que olvidar que el portal de proveedores puede servir también para hacer publicidad de las políticas de empresa en relación con los socios de la cadena. Un área de esta plataforma, podría configurarse como pública, para que los clientes y usuarios puedan acceder a datos sobre la ubicación de las fábricas o los requisitos exigidos a todos los proveedores en materia de sostenibilidad o ética.