Logística digital en la gestión de documentos

By: Redacción Logistica 360
Ene.27, 2019
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Durante el flujo de información que se mueve entre los colaboradores de una organización, es importante contar con instrumentos y métodos de trabajo que aseguren que la información alojada en documentos físicos o digitales no se extravíe o sea sustraída, sea de fácil acceso y llegue a sus destinos en los tiempos requeridos.

Para ello, existen tecnologías que permiten automatizar el seguimiento y control en tiempo real de la clasificación y distribución de los documentos a los diferentes usuarios. Eso implica que tanto los documentos físicos como digitales que llegan a la empresa sean ingresados a un sistema de control y tracking, sostiene Sonia Portugal, Gerente General de Exact.

“La tecnología es la única forma de generar eficiencias importantes y nos permite acompañar a nuestros clientes en sus procesos de transformación digital”, indica.

No obstante, muchas organizaciones aún manejan un 90% de su información clave en papel y aplican procedimientos documentales básicos y manuales, por lo que reducen su productividad e incluso ocasionan importantes costos ocultos.

Sobre este tema conversamos con Sonia Portugal, Gerente General de Exact, compañía con más de 20 años de experiencia en gestión documental.

La empresa cuenta entre sus servicios con la Mensajería In House, el cual proyecta expandir a otros mercados de la región en el 2020.

Sonia Portugal – Gerente General de Exact

¿Cuáles son los principales problemas en el flujo y gestión documentario de una organización? ¿Qué los ocasiona?

El principal problema que hemos podido identificar en los más de 20 años que venimos trabajando, es la falta de trazabilidad de los documentos que generalmente ocasiona su pérdida o traspapeleo. La mayoría de las empresas aún maneja su información de forma física (en papel) y estas cuentan con procedimientos documentales muy básicos y

completamente manuales. Esta antigua metodología de trabajo tiene como resultado procesos ineficientes que generan costos ocultos.

¿De qué manera afectan en el rendimiento y los resultados de una organización?

Una deficiente gestión documental tiene un impacto importante en la productividad de las empresas, ya que muchas de ellas mantienen hasta el 90% de su información clave en papel, lo que puede tomar hasta el 30% del tiempo de un trabajador poder ubicar esta información.

Esto sin considerar, los costos ocultos ocasionados por no poder ubicar un documento en el tiempo requerido. Este es el caso de las empresas que reportan a entes reguladores en el que se establecen plazos para la atención de reclamos, y si estos no son atendidos, no sólo se genera la pérdida del reclamo sino que además les implica una multa considerable.

¿Estos problemas se observan en compañías de cualquier tamaño y madurez?

Este problema se observa en empresas de todos los tamaños y en las distintas etapas de su ciclo de vida, pero se evidencia en mayor medida en aquellas organizaciones con volúmenes transaccionales elevados.

En Exact venimos colaborando con empresas que mueven entre 10 mil a 200 mil documentos mensuales.

¿En el caso de Exact, concretamente en qué consiste su solución de mensajería In House y qué actividades contempla?

El servicio de Mensajería In House consiste en la gestión de todos los flujos documentales de la empresa, cuyo origen y destino sean los colaboradores de la misma organización. Este proceso es soportado por herramientas tecnológicas que permiten la trazabilidad completa y en tiempo real de los documentos, ya sean físicos o digitales.

Esto implica la implementación de una nueva metodología de trabajo, que implica que todos los documentos que se reciben en la empresa sean ingresados al sistema de control y tracking. Los documentos físicos son registrados y digitalizados, mientras que los documentos digitales son cargados de forma automática. Esto permite automatizar el control de las actividades de clasificación y distribución de los documentos a los distintos usuarios.

Nuestro servicio de Mensajería In House es completamente flexible ya que se adecúa a las necesidades específicas de cada cliente. Se puede brindar como outsourcing del proceso documental, donde Exact es responsable de la administración y operación, o bajo un esquema SaaS (software as a service), que implica la implementación de los sistemas bajo una renta mensual.

¿Cuáles son los impactos operativos y económicos de la tercerización a través del empleo de la Mensajería In House?

La solución del outsourcing o tercerización permite que las empresas cuenten con personal y sistemas altamente especializados en gestión documental con menores costos que el staff propio, generando eficiencias internas y aumento de la productividad. Este esquema de servicio brinda a las empresas la oportunidad de centrarse en sus procesos core.

¿Qué tecnología o sistemas modernos utilizan como parte de este servicio?

Contamos con dos herramientas tecnológicas: en primer lugar, tenemos el SIMIH (Sistema Integral de Mensajería In House), desarrollo propio que permite automatizar los flujos documentales físicos (papel) y que permite controlar los documentos en tiempo real a través de códigos de barra, generando KPI´s y dashboards en forma automática.

También contamos con el sistema Docuclass, que permite gestionar la información de todos los documentos de una empresa, ya sean físicos o digitales, a través de la captura de datos vía OCR (Optical Character Recognition). Facilita la colaboración entre los usuarios, a través de workflows por procesos.

Ambos sistemas solucionan problemas distintos, pero pueden funcionar de forma integrada, dependiendo de lo que necesite el cliente. Consideramos que la tecnología es la única forma de generar eficiencias importantes y nos permite acompañar a nuestros clientes en sus procesos de transformación digital. Este es el valor agregado que nos permite

diferenciarnos de la competencia.

¿Cuáles son los beneficios de la interfaz de su software? ¿Podría mencionar algunos de los KPIs que podría obtener una empresa y su importancia?

Ambos softwares cuentan con todos los protocolos de seguridad necesarios para gestionar la información de nuestros clientes, ya sea en sus servidores o en la nube Exact. Actualmente empresas como BCP, Banbif, Pacífico, entre otras, utilizan nuestros sistemas.

Hemos priorizado la adecuabilidad como factor principal en nuestros softwares, además de una interacción intuitiva y amigable para el usuario. Entre los principales KPI´s para una empresa están: volumen de documentos ubicados del archivo digital; volumen de documentos recibidos o procesados por tipo documental (facturas, documentos legales,

etc.); tiempos de proceso por cada tipo documental; entre otros.

Es importante mencionar que los KPI´s pueden adecuarse a la formulación que el cliente requiera y generar dashboards customizados.

¿Con qué tipo de clientes (rubros) vienen trabajando y qué expectativas de crecimiento tienen para esta solución?

Exact nació para atender a clientes del sector financiero, entre ellos nuestros principales clientes son: BCP, Banco Falabella, BANBIF y Credicorp Capital.

Pero poco a poco hemos adecuado nuestros servicios y sistemas para trabajar con empresas de diferentes rubros y tamaños, como Entel, Sodexo y Pacífico.

Para este servicio, estimamos incrementar nuestra facturación en 20% para 2019 e incursionar en otros mercados de la región en el 2020.