El peligro de compartir infomación empresarial con los colaboradores, ¿verdad o mentira?

By: Jorge Choque
Jul.13, 2019
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Existen dos mitos que aún perviven en el mundo empresarial y que es necesario desterrar: la fuga de información y el error humano.

Uno de los grandes dilemas que enfrentan las empresas hoy en día es decidir si abrir o no su información de negocios a los colaboradores para que puedan desarrollar a cabalidad su trabajo. Existen temores que esta data valiosa pueda filtrarse a terceros y resultar en un gran problema de seguridad para la organización. 

Martín García, gerente de soluciones de Ofisis, explica que este problema se soluciona desde la aparición de los softwares empresariales, como el ERP, que permiten a las empresas de cualquier rubro establecer los niveles de acceso de sus usuarios según sus rangos al interior de la organización. De esta manera, la información ya no tiene que darse a cuentagotas o de forma limitada.

“Hoy los trabajadores necesitan de estas herramientas que brindan indicadores, información, tableros de control y demás características que agilizan las labores diarias y permiten la toma de decisiones a diferentes niveles”, explica.

El ejecutivo señala que existe una resistencia cultural a abrir la información entre las gerencias y jefaturas, por lo que esta evolución no se trata solamente de la adquisición de tecnología, sino de capacitación a los usuarios para que entiendan los roles que cumplen y cómo gestionar la información que se les provee. 

Así, el especialista de Ofisis refiere que existen básicamente dos mitos que aún perviven en el mundo empresarial y que es necesario desterrar: la mencionada fuga de información y el error humano.

La fuga de información

En este caso, el temor es que el colaborador se lleve información sensible de la empresa a la competencia, por lo que algunas empresas ponen mil trabas al acceso a data que este necesita para su labor diaria. Martín García, gerente de soluciones de Ofisis, señala que lo principal en este caso es dotar a los colaboradores de un adecuado clima laboral, lo que conseguirá que se desarrolle un sentido de compromiso.

“Esta es la mejor manera de evitar una situación de fuga de información, ya que hoy la tecnología de un simple teléfono basta, por lo que es crucial conocer el perfil de colaborador y darle el rol y el reconocimiento que merece”, agrega.

Esta actitud se puede complementar con la delimitación de roles en la organización, ya que no todos necesitan acceder a toda la información, sino a aquella que tiene que ver con su área. De esta manera, dice, un encargado del área comercial podría revisar el histórico de cómo se trató con un cliente y cuáles son las mejores estrategias para acercarse a él, en tanto que no necesita acceso a otros temas como la planilla de sus compañeros. 

El error humano

Este segundo mito apunta que cuando muchas personas tienen acceso a la misma información, alguna de ellas se va a equivocar e ingresará un dato erróneo que complicará al resto. El vocero explica que este es un problema solo en las empresas que aún se manejan con sistemas rudimentarios como simples hojas de cálculo y donde no se han establecido políticas de validaciones que eviten que el usuario pueda ingresar cualquier dato. Este miedo termina muchas veces con iniciativas de información compartida en las empresas.

“Cuando la información está almacenada en la nube, y no en la máquina (laptop, USB u otros dispositivos), todo lo que se ingrese en ese archivo compartido será confiable y compartible para todos los usuarios que tengan la necesidad de revisarlo. Esto es lo que se conoce como trabajo colaborativo”, detalla. 

Finalmente, el vocero de Ofisis hace énfasis en la necesidad de que la información hoy fluya a todo nivel, desde las gerencias, jefaturas, mandos medios y usuarios de cada área para que los colaboradores sientan realmente que cuentan con todos los insumos necesarios para realizar su labor y la empresa dé un salto de productividad de la mano con la tecnología.