Beetrack: La empresa que vino a conquistar la última milla

By: Redacción LOGISTICA 360
Ene.04, 2019
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Este sistema de tracking ha mejorado las tasas de éxito de entrega, disminuido los rechazos y reducido las llamadas a call center por consultas de envío, fortaleciendo así la experiencia de compra y la confianza en los clientes finales.

Tener un usuario satisfecho con la entrega de su producto y con todo el proceso de espera de postventa, se ha convertido en el foco de la cadena de suministro. Según algunas estadísticas, aumentar 5% la retención de clientes puede generar un 75% de mejores resultados en el futuro. De ahí, la gran importancia de la experiencia de compra para la conservación de clientes, un desafío que no resulta nada sencillo en la logística de última milla. 

Los clientes esperan no solo recibir su pedido en óptimas condiciones y en el tiempo acordado, sino poder estar informados en todo momento del estado de su(s) artículos y de cualquier evento durante el proceso de entrega. En vista de ello, Grupo Gloria, Paraíso, Promart, Costeño, Quimtia, Santa Elena, Linio y Ripley, son algunas de las compañías que han decidido utilizar Beetrack, un software de visibilidad y seguimiento en tiempo real de los despachos.

El sistema Beetrack permite que los conductores de las unidades de transporte, por medio de un celular inteligente, registren y actualicen información respecto al estado del despacho durante todo el proceso de última milla. Esta información automáticamente sube a la plataforma web del software, de tal forma que los clientes de Beetrack pueden acceder a ella para controlar su flota de vehículos, resolver cualquier inconveniente y asegurar la entrega en los tiempos comprometidos, entre otros objetivos.

Por ejemplo, cuando el transportista realiza la entrega efectiva de los pedidos, registra la información de la prueba de entrega, tales como formularios personalizados, fotografías de las guías de despacho y firma digital con recepción conforme, datos que estarán disponibles en tiempo real.

“Así, la empresa se informa de qué es lo que pasó con el pedido, si fue entregado, si fue una entrega parcial, una no entregada, cuáles son los motivos, etc. Estos datos quedarán disponibles en línea para consultas inmediatas, permitiendo finalizar el proceso en tiempo y forma, y eliminar tareas administrativas”, indica Felipe Porter, Gerente Comercial Regional en Beetrack.

En tanto, los usuarios finales también pueden acceder a la información en línea respecto al estado de sus pedidos, a través de un Widget que la empresa cliente puede integrar a su web o intranet. Así, sus usuarios tienen la posibilidad de ingresar a esta herramienta con un número de identificación (número de pedido, de guía o DNI) y ver en tiempo real dónde está la unidad de transporte, así como toda la información del estado de su pedido.  

“Le va aparecer el estado de la última guía que está consultando, y verá una hora estimada de llegada del producto”, precisa Porter. “Todo es georreferenciado ya que Beetrack está integrada a Waze y Google Maps”, añade.

En paralelo, los usuarios reciben automáticamente notificaciones por medio de mensajes de texto o correo electrónico acerca de los movimientos del despacho de su compra, lo que incluye la hora o el tiempo estimado en que llegará, por ejemplo, 15 minutos antes.

Esta permanente comunicación con los usuarios tiene un impacto importante en la experiencia de compra de los clientes y, además, en la optimización de los recursos de las empresas. De acuerdo con Porter, en uno, dos o tres meses las llamadas a los call center pueden disminuir en un 50%, “ya que el cliente se siente mucho más informado con la plataforma de seguimiento y las notificaciones que recibe”. Así, el personal del call center queda liberado para dedicarse a otras funciones operativas.

Este, es el caso, por ejemplo, de su cliente Paraíso, que ha reducido en un 50% el número de consultas de despacho vía telefónica.

El impacto de utilizar Beetrack, también se observa en la disminución de las tasas de rechazo. Las compañías que utilizan este software pueden llegar a bajarlas en al menos un punto en el corto plazo, sostiene.

“Hemos mejorado nuestro indicador de efectividad de despacho, estamos a un 98.5%. Esto nos ayuda a que el cliente sepa que con esta herramienta podemos ser más confiables y más seguros en el momento de la entrega”, cuenta Armando Paz Agurto, Jefe de Despacho a Domicilio de Beetrack.

CEO de Beetrack Sebastián Ojeda; Senior Business Developer en Beetrack Francisco Deustua; Senior Business Developer en Beetrack Emilio González; Gerente Comercial Regional en Beetrack Felipe Porter.

Reporte según indicadores y feedback  

Gracias a toda la data que se levanta y se instala en tiempo real en la plataforma web, Beetrack también facilita a sus clientes reportes diarios o semanales con la información de todos sus despachos realizados o por realizar, de acuerdo a lo que requiera medir cada cliente. Con esto, las empresas pueden analizar sus KPIs (indicadores clave de rendimiento) para una mejor toma de decisiones en su proceso de distribución.

Algunos de sus indicadores pueden ser el total de despacho (entrega completa, entrega parcial, cliente ausente, cliente rechaza, sin sub estado, no visitado), el número de despachos por repartidor y vehículo, el cumplimiento de entregas, una tabla resumen y las últimas guías ingresadas, performance de los choferes, entre otros indicadores.

La compañía también cuenta con otra importante herramienta para una mejor toma de decisiones. Se trata de un módulo personalizable en donde los clientes finales pueden calificar el servicio de la empresa con un sistema de 5 estrellas. La evaluación se basa en tres atributos, los cuales también son configurables dependiendo del tipo de valoración que busque conocer y obtener la empresa. “Pueden hacer preguntas pequeñas, pueden evaluar la amabilidad del transportista, el estado del producto, la calidad del servicio, etc.”, comenta Porter.

“Cuando un usuario evalúa mal, le llega una alerta a la empresa con lo cual, si desea, puede tomar contacto con el cliente para averiguar el motivo”, agrega.

Alcance y perspectivas

Con más de seis años en el mercado y una permanente evolución en sus funcionalidades, Beetrack es un software SaaS en la nube cuyos servidores se encuentran en Amazon Services, en donde es resaltado como un caso de éxito.

La firma tiene más de 300 clientes; en América, está presente en más de 12 países y cuenta con oficinas físicas en Chile, Perú y México. Para 2019, proyecta abrir oficinas también en Colombia, Bolivia y España.

“Beetrack es 100% configurable; tenemos más de 300 clientes y cada uno de estos lo configura de distinta manera dependiendo de su necesidad. Esto nos da la flexibilidad de satisfacer los distintos rubros”, sostiene el Gerente Comercial Regional de Beetrack.

En el Perú, abrieron oficinas físicas a principios de este año, a pesar que ya contaban con clientes locales. Desde febrero a la fecha, han sumado al menos 70 clientes nuevos. Algunos de ellos en Perú son Grupo Gloria, Santa Elena, Paraíso, Promart, Oechsle, Costeño, Praxair, Quimtia, Servientrega, Fargoline, etc. Sus proyecciones para el siguiente año en el país es al menos doblar su facturación.

Beetrack actualmente monitorea alrededor de 6 mil despachos por hora entre sus más de 300 clientes, entre pequeñas empresas y multinacionales, los cuales obtienen el mismo servicio del software pudiendo configurarlo de acuerdo a lo que necesiten, con una inversión asequible para todos. Entre sus clientes hay empresas de retail, consumo masivo, courier, entre otros.

El foco general de Beetrack es la última milla, en donde se aprecian los mayores beneficios, aunque también cuenta con clientes que hacen troncales, “sobre todo cuando es abastecimiento de tiendas”, precisa Porter.

Por otro lado, además de sus funcionalidades de tracking, el sistema de Beetrack permite a los transportistas planificar rutas y horarios de despachos a través de la aplicación.