Planeamiento de Compras

Por: John Porras Campos  – Especialista en Compras @ Empresas varias

La importancia del área de compras es fundamental dentro de la cadena de suministro, enlaza las fases de la planeación de ventas y el plan de requerimientos de materiales.

Al hablar de cadena de suministro, la mayoría de las personas pensarán en almacenes, logística, transporte y usualmente tendrán presentes temas relacionados con la planeación de producción o incluso considerarán tópicos de ventas; sin embargo, una de las principales temáticas en la alineación integrada de cadena de suministro es el área de compras.

Las áreas de compras comúnmente se conceptualizan como sectores de servicio que tienen la responsabilidad de censar el mercado, garantizar el abasto de los materiales en tiempo y forma, obteniendo las mejores condiciones del mercado, pero pocas veces estas áreas son definidas como uno de los eslabones principales dentro de la cadena de suministro.

La conceptualización de las áreas de compras como una operación separada, o un eslabón que no se conecta con los otros eslabones de la cadena, no sólo delimita la generación de valor en la empresa, sino que además impacta negativamente en otros aspectos de la supply chain; por ejemplo, al buscar una reducción en precio se podría aceptar un descuento por volumen, en el que el volumen extra podría impactar negativamente en inventarios, costos de distribución y almacenaje o posiblemente se pueda llegar a generar obsoletos o caducos. O en caso contrario; una consideración incorrecta de la frecuencia de reposición de materiales, por parte del área de compras, podría generar una colocación inoportuna de la orden de compra lo que generaría paros de línea, incremento en los costos de producción o incluso provocar una venta perdida por la falta de disponibilidad de materiales para elaborar o empacar.

VISIÓN INTEGRAL EN EL PROCESO DE NEGOCIO

Siendo el área de compras un eslabón que debería estar completamente fusionado a lo largo de la cadena de suministro, este departamento tiene que contar con la visión completa al generar valor, pactar reducciones de costo y tomar decisiones de inventario.

Se debe partir entonces desde una visión integral de la cadena de suministro y así considerar que compras también es corresponsable de dar respuesta a preguntas clave en la gestión de la cadena, tales como: ¿cuánto material se debe solicitar?, ¿con qué frecuencia de reposición se debe pedir los insumos?, ¿cuál es el programa de entrega óptimo por parte del proveedor?, ¿cuál es el nivel de inventario óptimo que se debe mantener, tanto en las instalaciones del proveedor como los almacenes propios, según parámetros internos (por ejemplo segmentación de materiales, restricciones de capacidad de almacenamiento, frecuencia de reposición requerida, etc.) y externos (lotes mínimos, tiempos de entrega, comportamiento de la demanda, entre otros)

Para poder dar respuesta a estas preguntas es de suma importancia considerar todos los factores y los responsables involucrados en los procesos de manera frecuente; lo anterior puede representar un esfuerzo importante si no se cuentan con por lo menos tres aspectos clave:

1) Una visión integrada de los roles y responsabilidades de cada uno de los eslabones de la cadena de suministro.

2) Procesos implementados que logren la alineación e integración de todos los eslabones de la cadena, así como la vinculación de los indicadores clave de desempeño que permitan una visión de punta a punta y que habiliten la toma de decisiones.

3) Visibilidad y confiabilidad de la información clave, como inventarios (incluyendo los tránsitos y material en proceso), órdenes abiertas de producción, costos, pedidos de venta y datos maestros (tiempos de entrega, lotes mínimos, niveles de inventario, etc.), entre otros, los cuales propicien en todo el supply chain la detonación de las acciones y decisiones oportunas.

FORTALECIMIENTO DEL ÁREA DE COMPRAS

Al tener una visión consensada, el reto principal será la definición e implementación de los procesos de colaboración, para lo cual, se recomienda incorporar al área de compras en las dos fases principales de la gestión de la cadena de suministro, las cuales son: la planeación o simulación y la ejecución.

El área de compras juega un papel clave en la base de planeación de la cadena de suministro ya que mediante su participación en procesos estratégicos como la planeación de ventas y operaciones (S&OP, por sus siglas en inglés), o tácticos operativos como la planeación de los requerimientos de materiales (MRP, por sus siglas en inglés), se logra la alineación e integración desde el proveedor hasta el cliente de toda la cadena, con lo que se alcanza una visión holística y la consideración correcta de todas las restricciones existentes para asegurar el suministro del producto adecuado, en el momento preciso, en la cantidad solicitada y al costo óptimo para el cliente.

En la fase de ejecución de la cadena de suministro, se debe considerar un modelo operativo de compras que esté alineado a los procesos de planeación mediante la correcta segmentación de los materiales, así como de una adecuada clasificación, gestión y control de los tipos de compra, tales como compras recurrentes, planificadas, con contrato, entre muchas otras más.

De igual forma, se debe tener un estricto control de la ejecución de los planes ya definidos en la fase anterior de la gestión de la cadena de suministro, mediante la definición e implementación de los indicadores clave de desempeño que permitan no sólo la determinación de acciones correctivas, sino también la definición de acciones preventivas.

En conclusión, el área de compras que es la parte fundamental de la cadena de suministro debe estar integrada en los procesos clave de negocio, desde la fase de planeación y simulación hasta la fase de ejecución. Para ello, se debe contar con un modelo de procesos bien definido e implementado, que incluya los pilares fundamentales de organización y tecnología y que habilite a que el responsable de cada eslabón enfoque sus esfuerzos en la generación de valor, teniendo en cuenta el impacto a lo largo y ancho de la empresa, alineado a la visión de consenso en la operación del día a día.