Decisiones estratégicas para la gestión de almacenes: Ubicación, dimensionamiento y layout

Hernán Valdivia Romero, Especialista en logística / Carmen Inmuebles S.A. – Concepto NAVE

La mayoría de profesionales del sector logístico ingresan a trabajar en operaciones previamente establecidas, con diseños y limitaciones que pueden haber surgido años e incluso décadas atrás. Muy pocas personas tienen la posibilidad de iniciar una operación desde cero y muchas menos aún tienen en sus manos la oportunidad de tomar las decisiones estratégicas que permitan modificar las capacidades instaladas de sus operaciones, por lo que resulta importante reflexionar sobre la idoneidad de las instalaciones de almacenamiento y su alineamiento con la estrategia corporativa de las organizaciones.

Tomemos en consideración que las expectativas de crecimiento para nuestro país parecen haberse reactivado. Según el INEI, la economía peruana creció 7.81% en abril de este año, lo que representa la mayor expansión de los últimos 60 meses. Según reporta la agencia Andina[i] , uno de los factores que tuvo influencia fue la recuperación de la demanda interna.  Analizando el crecimiento por sectores, solo seis de estos aportaron el 65% del resultado global: Manufactura, Agropecuario, Comercio, Construcción, Transporte – Almacenamiento – Mensajería, y Pesca.

Bajo este escenario de optimismo, podríamos esperar un incremento en las actividades económicas, lo que conducirá a la expansión de las operaciones y por consiguiente a la necesidad de espacios que permitan desarrollar operaciones para atender mejor a los mercados a nivel nacional. Considerando que, en la mayor cantidad de empresas, las capacidades instaladas están definidas y es difícil incrementar de un momento a otro las instalaciones; la posibilidad de alquilar almacenes y desarrollar centros de distribución a lo largo del país empieza a sonar cada vez mejor como una estrategia para mejorar niveles de servicio y mantener el share of market tan anhelado por los directivos.

En el sur del Perú, la solución ante las limitaciones físicas para la capacidad instalada en almacenamiento y operaciones es Concepto Nave, ubicado en la ciudad de Arequipa. Un centro logístico con almacenes para alquiler que cuenta con 30 000 m2 disponibles para desarrollar sus operaciones. Este centro logístico fue concebido para facilitar las operaciones logísticas para todos los sectores empresariales, tomando en consideración los factores de ubicación, dimensionamiento y layout para garantizar el éxito de las operaciones de sus clientes y usuarios.

Si usted está pensando en expandir sus operaciones de almacenamiento para capturar nuevos mercados, le resultará indispensable reflexionar sobre factores estratégicos como la ubicación, dimensionamiento y un layout adecuado que reducen costos logísticos y permitirán a las operaciones alinearse con la estrategia corporativa.

Para ayudarlo a este fin, en este artículo se analizaron publicaciones académicas referentes a la planificación de la cadena de suministros y en particular la planificación de un almacén, enfatizando en los factores que influyen en el diseño de un almacén. Estos factores fueron también analizados y empleados en el desarrollo Concepto Nave Almacenes Arequipa, buscando viabilizar las estrategias corporativas que consideran incrementar la cobertura y penetración de mercados.

Partiremos entonces por reconocer que las operaciones exitosas, se organizan en una cadena de suministro que requiere tomar decisiones relacionadas con el flujo de información, productos y fondos. Para Chopra & Meindl (2016)[ii] estas decisiones se clasifican en tres fases en función del plazo que abarca cada decisión: a)Decisiones de estrategia o diseño de la cadena de suministro: donde se fijan capacidades a largo plazo como son ubicación, capacidad de producción y almacenamiento, medios de transporte, entre otros, B) Planeación de la cadena de suministro: donde se toman decisiones a corto plazo, entre un trimestre a un año y finalmente, c) Operación de la cadena de suministro, donde el horizonte de tiempo es semanal o diario ; es aquí donde se vive el día a día de la operación. Como se pudo apreciar, las decisiones de almacenamiento se toman en la primera fase de diseño de la cadena de suministro e implican decisiones que afectarán a la organización en el largo plazo. Un adecuado diseño de las operaciones de almacenamiento puede brindar soluciones rentables en el tiempo, como en el caso de las emblemáticas empresas Zara o Dell cuyos modelos de negocio exigen respuestas rápidas ante las necesidades del mercado. Resulta vital reflexionar sobre el impacto del diseño del almacenamiento poder garantizar que la estrategia operativa sea capaz de alinearse a la estrategia corporativa.

Las operaciones de almacenamiento y manejo de materiales representan según Ballou (2004)[iii] una cuarta parte de los costos logísticos, sin incluir el costo de manejo de inventarios. Resulta interesante pensar que cerca de la mitad de este gasto es mano de obra, una cuarta parte es el espacio físico y el resto es la energía consumida, equipo, materiales y otros. Podría parecer que el costo del espacio físico resulta bajo en comparación con los demás factores, pero no se debe perder de vista el impacto que pueden tener las decisiones estratégicas como la ubicación del almacén, sus dimensiones y su distribución interna en factores como el costo de distribución, reparto, el costo de operación y nivel de servicio que busca obtener la empresa.

En la investigación de  Hualpa y Suarez (2013)[iv] quienes revisaron el estado del arte de los parámetros en el diseño de almacenes, se menciona la existencia de cinco grandes decisiones a la hora de diseñar un almacén:

  1. Determinación de la estructura
  2. Dimensionamiento
  3. Diseño interno
  4. Selección de equipos
  5. Selección de estrategias operacionales

Si bien es cierto que todos estos factores son estratégicos, priorizaremos los que mayor relevancia tendrán en el largo plazo: el diseño interno, que comprende a ubicación, y  el dimensionamiento del almacén (Jinxiang, Marc y Leon 2010)[v]. Regresando a la investigación de Hualpa y Suarez quienes analizaron cuatro décadas de bibliografía referente al diseño de almacenes, se identificaron los mismos tres elementos fundamentales para el diseño de un almacén: ubicación, dimensionamiento y distribución o layout del almacén a través del tiempo.  Procederemos a analizar cada uno de estos puntos.

En relación a la UBICACIÓN, el lugar más adecuado para colocar un almacén afectará en el largo plazo todos los costos de distribución y operación de la empresa, por ende, debe considerar algunos aspectos como señala Lopez (2006):

  • Distancia desde el almacén hacia los clientes y puntos de venta: buscando reducir las distancias y minimizar el costo de cada recorrido de distribución
  • Distancia desde el almacén hacia los proveedores: Minimizar la distancia del proveedor al almacén también economiza nuestras operaciones
  • Tipos de transporte a utilizar con mayor frecuencia: considerar, por ejemplo, si nuestros productos son abastecidos vía aérea, nuestras instalaciones deberían estar cercanas a un aeropuerto y deberán tener vías adecuadas para su distribución y acceso a otros mercados
  • Accesibilidad: Una ubicación bien comunicada, cercana a autopistas, carreteras y vías principales facilita la distribución
  • Disponibilidad de trabajadores: La cercanía a poblaciones con nivel educativo adecuado garantizará que las operaciones no carezcan de mano de obra calificada. De lo contrario, se tendría que incurrir en sobrecostos por traer personal capacitado desde otras locaciones
  • Coste del terreno: Este aspecto resulta fundamental, tanto el costo del terreno como la inversión a realizar en un almacén suelen ser elevados, siempre existe la posibilidad de alquilar almacenes con todas las condiciones adecuadas para la operación, reduciendo el nivel de inversión en nuestra operación, lo que maximiza nuestro retorno sobre activos.

En el caso de Concepto Nave, el centro logístico está ubicado al norte de la ciudad de Arequipa, entre las avenidas Aviación (a 2 km del Aeropuerto Internacional Rodríguez Ballón) y la Vía de Evitamiento, que conecta la Vía Interoceánica con la Panamericana Sur en Arequipa, ruta principal hacia puertos y ciudades en la costa sur del Perú. Su ubicación permite reducir costos de distribución por su fácil acceso desde las rutas comerciales que traen productos de Lima y viajan hacia Cusco, Puno, Juliaca, Tacna, Moquegua, Ilo y el Puerto de Matarani. Concepto Nave no solo está cerca de las principales vías de acceso, sino que está a 7 km ó 20 minutos del centro histórico de Arequipa y a 15 minutos del centro financiero y comercial de la ciudad (Cayma-Yanahuara). Esta ubicación facilita la distribución local y el reparto de mercaderías a todo el sur del Perú, optimizando costos.

En relación al DIMENSIONAMIENTO, debemos entenderlo como tamaño del almacén o capacidad instalada que es determinada por su altura, longitud y anchura (Gajardo, 2015)[vi]. Errar en el calculo del tamaño nos induce a incrementos en el costo del manejo de las mercaderías tanto por exceso como por defecto. Almacenes sobredimensionados representan costos fijos elevados y mayores movimiento que pueden resultar innecesarios. Almacenes insuficientes requerirán expansiones futuras u otros almacenes fuera de las locaciones disponibles para atender adecuadamente al mercado, incrementando recorridos y duplicando los costos de mano de obra y personal por tener dos o mas locaciones para almacenamiento de un mismo producto.

Un correcto dimensionamiento del almacén iniciará por un adecuado planeamiento de la demanda que busca atender el centro logístico. En primer lugar, se puede calcular la necesidad de espacio en función a la cantidad de pallets que se requiere almacenar. Dado que los escenarios son de incertidumbre, podemos simplificar las proyecciones a este cálculo ponderando tres proyecciones: una optimista, una neutral y una pesimista en relación a la cantidad de pallets que deberá almacenarse. Para obtener estos valores, se realiza un dimensionamiento del almacén tomando en consideración los volúmenes mensuales que atenderá el almacén. Dado que esta proyección tendrá variaciones, se tomará como valor para cada escenario, el mes pico de la demanda, para que el almacén sea capaz de atender das fluctuaciones. Por tanto, se puede tener tres proyecciones y tres meses pico que responderán a una proyección pesimista, neutral y optimista, que serán calculados como se muestra en la fórmula. Realizar esta proyección y medición es bastante simple y le permitirá dar sustento a su capacidad instalada requerida:

Una vez que conocemos la cantidad de pallets, será necesario estimar otros factores como el factor maquinaria, factor movimiento y factor servicio y factor edificio que incrementaran los requerimientos de área en función a pasillos, vías de acceso, áreas de circulación de montacargas, picking y otros factores que terminan por definir la distribución final almacén.

Como una aproximación adicional, se puede tomar en consideración el concepto de módulo de almacenaje (Gajardo, 2015) que es el espacio ocupado por dos módulos de estantería ubicados uno frente a otro, deparados por el pasillo mínimo que requiere el equipo a utilizar (elevador o montacargas). El ancho del módulo es doble de la profundidad de las paletas a almacenar, tomado desde el lado más largo más el ancho del pasillo mas la distancia de seguridad que se debe mantener entre las dos paletas almacenadas en módulos contiguos a lo ancho del almacén. La longitud del módulo se determina por la luz de las estanterías entre escaleras más el ancho de una escalera. La luz de la escalera ó larguero del rack, no es la longitud total de este. Simplificando este concepto, podemos considerar esta longitud como el largo de la paleta por el número de paletas que se pretende almacenar en el mismo larguero + 7.5 cm por cada paleta + 1, lo que significa el número de espacios entre paletas.

Sobre el dimensionamiento en Concepto Nave, la propuesta de valor fundamental es la flexibilidad. Nave ofrece almacenes con anchos libres de 25 metros y hasta 100 metros de profundidad. Sus almacenes son flexibles ante las necesidades de los clientes lo que permite acoger medianas y grandes empresas con un importante estándar de operación. Actualmente, el centro logístico cuenta con clientes que van desde los 635 m2 hasta los 4 000 m2 en espacios debidamente independizados, hermetizados y seguros.

En relación a la DISTRIBUCIÓN, se debe considerar que el área del almacén, necesitará de una planificación de las zonas necesarias para garantizar la operación, que deberá ser repartida entre funciones principales y secundarias que regirán el que hacer de la organización, por un lado, se encuentran las áreas que facilitan la recepción, almacenamiento, orden de pedidos y el despacho, además de las oficinas y el área de mantenimiento que pueden requerir las operaciones del almacén (Voortman, 2004)[vii]

El concepto fundamental para la distribución del almacén, lo guía el flujo de los materiales para buscar minimizar movimientos, pudiendo partir por distribuciones en forma de U o en línea recta. Buscando optimizar el flujo, se debe tener en consideración las distintas formas de movilizar la entrada y salida de materiales en relación a los muelles y puertas que se plantean en el interior del almacén. Algunos ejemplos de flujo que guiaran la distribución de los almacenes son:

Distribución para flujo en U (Lopez ,2006), donde se emplea un sector del almacén que cuenta con muelles para el ingreso y salida de la mercadería. Su principal ventaja es que las zonas de expedición y recepción estarán próximas, lo que facilita que el personal y los medios de manipulación puedan compartirse indistintamente

Diseño en línea recta (Lopez ,2006): en este caso, se colocan los muelles opuestos permitiendo especializar un sector para la recepción de mercaderías y otros para el despacho de mercaderías. El diseño en línea recta puede utilizar muelles y operaciones a piso indistintamente según sean las necesidades de la operación en particular. La ventaja mas importante, es que facilita el tránsito de mercaderías y puede adaptarse a distintos medios de transporte, por ejemplo, considerando abastecimiento con vehículos pesados y expedición con vehículos ligeros. Su principal desventaja es que requiere especializar personal y maquinaria en cada uno de los extremos, con lo que se puede perder flexibilidad.

Distribución en T (Fernández, Vélez, Obando y Zúñiga; 2014)[viii]: es una variante de la disposición en U, cuya principal diferencia principalmente es que los muelles están separados, permitiendo utilizarlos independientemente. Su mayor ventaja es que es aplicable para almacenes con vías laterales de acceso y naves cuyo alto sea mayor que su ancho.

Sobre el layout en Concepto Nave, todo fue diseñado pensando en las necesidades del cliente, permitiendo atender a los distintos clientes que podrían requerir espacios de almacenamiento. La suma de estos factores lo convierten en el mejor centro de almacenamiento del sur del Perú:

  • Los almacenes pueden distribuirse con layouts en línea, en “U” o en “T” según requiera el cliente.
  • Para operaciones que requieren muelles de carga y descarga, cada almacén tiene la posibilidad de utilizar por lo menos cuatro puertas enrollables de 3 x 3.5 m debidamente ubicadas sobre muelles para carga y descarga de camiones a 1.2 m sobre el patio de maniobras
  • Para operaciones a piso, los almacenes cuentan con accesos de 5 x 5m en la parte posterior que permiten ingresar camiones hasta el interior de cada una de las naves para facilitar la carga y descarga de productos que requieran almacenamiento a piso.
  • Losas fibroreforzadas diseñadas especialmente para soportar el esfuerzo punzante que generan los racks o sistemas de estanterías, con alturas libres entre 7 a 10 metros en el interior de cada nave, permitiendo llegar hasta a 5 niveles de apilamiento, lo que maximiza la utilización de los almacenes.
  • Facilidades para operaciones de cross docking: Concepto Nave cuenta con amplios patios de maniobra diseñados especialmente para camiones de configuración T3S3 de hasta 23 metros de largo, que pueden ser atendidos en simultaneo sin generar inconvenientes a otras operaciones.
  • Facilidades para montar oficinas al interior del almacén. Todos los clientes tienen la posibilidad de montar oficinas con todos su servicios y facilidades para el personal al interior del almacén. Para los clientes cuyas operaciones tienen riesgos de contaminación cruzada y no permiten tener servicios al interior del almacén, en las áreas comunes se cuenta con servicios y facilidades para los locatarios.
  • Techos traslúcidos con protección UV, que tienen un impacto importante en el gasto total del almacén. Esta condición minimiza el consumo eléctrico al emplear luz natural durante el día, aprovechando los cielos despejados que ofrece Arequipa. Los techos traslúcidos en todo el almacén facilitan la operación con luz de día desde tempranas horas de la mañana hasta las 6pm inclusive.

Estos factores sumados a las ventajas que Concepto Nave ofrece como vigilancia 24/7, control de accesos permanente, sistemas de videovigilancia con CCTV, sistema de lucha contra incendios y muchos otros beneficios permitirán que sus operaciones crezcan y sigan expandiéndose para alcanzar los objetivos corporativos en su organización.

En síntesis, podemos comprender que los factores estratégicos del diseño de un almacén son básicamente tres: ubicación, dimensionamiento y disposición o layout. Estos factores son resultado de decisiones que la organización toma para afectar a las operaciones en el largo plazo. La idoneidad de estas decisiones tendrá impactos significativos no solo en el costo del almacén, sino que en el costo del a operación que podrían impedir un adecuado alineamiento de la estrategia operativa con las estrategias corporativas de la organización.

Adicionalmente, tenemos que considerar que, en muchas ocasiones, estas decisiones ya han sido tomadas años o incluso décadas atrás por lo que será difícil modificar estas capacidades instaladas. ¿Qué podemos hacer si los factores ya han sido definidos y queremos incrementar, por ejemplo, nivel de servicio o penetración y cobertura de mercado? Lo más probable es que necesitemos contar con nuevos almacenes. Afortunadamente ahora es cada vez mas fácil para las empresas optar por alquileres de espacios de almacenamiento. Particularmente, en el caso del Sur del Perú, Ud puede contar con NAVE

Puede conocer más sobre Concepto Nave en:

[i]Andina.(2018), Perú: economía creció 7.81% en abril, la mayor expansión de los últimos 60 meses. Recuperado de: http://andina.pe/agencia/noticia-peru-economia-crecio-781-abril-mayor-expansion-de-ultimos-60-meses-713477.aspx

[ii] Chopra, S., & Meindl, P. (2016). Supply Chain Management. Strategy, planning & operation. 6th Ed. Pearson

[iii] Ballou, R. H. (2004). Logística: Administración de la Cadena de Suministro. (5ª. ed.). México: Pearson Educación

[iv] Hualpa Zúñiga, A. M., & Suárez Roldan, C. (2013). Ubicación y dimensionamiento como parámetros en el diseño de almacenes: revisión del estado de arte. Ingeniería (0121-750X), 18(1), 65-83.

[v] Jinxiang Gu, Marc Goetschalckx, Leon F. McGinnis, (2010) Research on warehouse design

and performance evaluation: A comprehensive review, European Journal of Operational Research,

Vol 203, Pág. 539-549.

[vi] Gajardo O. P. (2015) Buenas Prácticas para el almacenamiento de excelencia y los centros de distribución. Un arma estratégica en el servicio al cliente. Lima: Studio Digital

[vii] Voortman, C. (2004). Global Logistics: Management. Juta and Company Ltd.

[viii] Fernández Castañeda, L. C., Vélez Duque, E., Obando Morales, S., & Zúñiga Zapata, A. C. (2014). Bases para la distribución en almacenes: una aproximación.