Gestión de compras dinámicas en el rubro minero

por: Héctor Vito Aguilar – Coordinador de Planeamiento de Inventarios de Cía. de Minas Buenaventura

En los últimos años los precios internacionales de los minerales han afectado notablemente los márgenes de utilidad en las empresas mineras, inclusive en algunos casos generando pérdidas. Esta coyuntura provocó medidas enfocadas a la reducción de costos, siendo las áreas de compras los potenciales objetivos para el desarrollo de estas disposiciones. Sin embargo, su aplicación sin una metodología de análisis e identificación de las capacidades reales de los proveedores puede conllevar a las empresas a incurrir en errores cuyos costos totales afecten aún más la situación financiera de las empresas del rubro.
En el marco de la cadena de suministros tenemos la gestión de compras y proveedores como un factor clave en el funcionamiento de una empresa, por ello un desarrollo ineficiente podría generar desperdicio de los recursos empresariales, lo que inevitablemente se traduciría en pérdida de competitividad al realizar negociaciones frágiles, generar altos niveles de inventario, obsolescencia de materiales, sobrecosto en transporte, baja capacidad de respuesta, interrupciones en el abastecimiento y con mayor impacto económico la discontinuidad de las operaciones.
El problema se agudiza al utilizar indicadores basados únicamente en el precio del producto, sin diferenciar las necesidades de las áreas operativas y capacidades de los proveedores. Por ello surge la necesidad del desarrollo de herramientas que permitan crear mecanismos de respuesta prácticos, oportunos y eficientes para una adecuada toma de decisiones ante escenarios que requieran flexibilidad y confiabilidad para el éxito de la gestión logística.

A continuación se describe cada uno de los procesos considerados para la gestión de compras dinámicas:

• Definición de los requerimientos y restricciones
Una buena compra en el rubro minero tiene como base la información recopilada, la cual debe ser precisa y alineada a la necesidad, del mismo modo los requisitos de calidad del material requerido. Esto nos permitirá optimizar la gestión del abastecimiento sin descuidar el servicio esperado por los usuarios internos.
Dentro de la complejidad logística del rubro no podemos dejar de lado la limitación de recursos empresariales por lo cual es fundamental una segmentación objetiva que nos permita ejecutar las actividades de forma eficaz y eficiente respecto a las prioridades definidas.
La experiencia de trabajo nos indica que como primera fuente se deben considerar criterios de impacto en la continuidad de las operaciones y frecuencia de consumo, esto nos servirá para definir políticas que agilizarán los procesos y proporcionará información fundamental para la toma de decisiones. Posteriormente para la definición de estrategias se puede utilizar como segunda segmentación la matriz de Kraljic, en la cual se desarrollan criterios de impacto financiero y riesgo del abastecimiento.

• Homologación y Evaluación de proveedores
La adquisición de un bien está sujeto al riesgo de incumplimiento de cualquier característica del requerimiento, por ello una buena gestión de compra podrá ser efectiva según nuestra capacidad de asegurar su ejecución, minimizando posibles errores y maximizando las posibilidades de éxito.
El procedimiento integral de homologación nos permitirá asegurar el servicio y calidad del producto esperado, sin embargo no significará que se deba comprar, únicamente que se puede considerar en el análisis al proveedor o grupo de proveedores. La evaluación de proveedores consiste en analizar y determinar aquellos que cumplan con los criterios establecidos por la empresa para la compra de suministros y a su vez contribuyan al desarrollo de un aprovisionamiento eficaz y eficiente. Los criterios y subcriterios de evaluación se pueden definir en base a la necesidad, dentro de los principales tenemos:
◊ Confiabilidad de atenciones: La confiabilidad de entrega según el programa establecido es vital para evitar sobrecostos administrativos de coordinaciones con transportes, almacén, costo financiero por altos niveles de inventario, e inclusive la probabilidad de rotura de stock.
◊ Calidad del producto: Se refiere al cumplimiento de requisitos y es medido por la cantidad de defectos que se registran en los procesos.
◊ Gestión empresarial: Este criterio es obtenido de valoraciones de los ratios financieros del proveedor y años de experiencia en sector.
◊ Flexibilidad: Se define a razón de valorar la capacidad de adaptación del proveedor a las necesidades de la empresa y posibles escenarios no esperados.
◊ Gestión Logística: Se establece para evaluar y considerar las buenas prácticas logísticas del proveedor, ello considerando que las operaciones están ubicadas en zonas inhóspitas y se requiere de colaboradores orientados a la mejora continua.
En estos procesos se requiere emplear métodos que apoyen la toma de decisiones de compra en ambientes con alta incertidumbre, donde la experiencia del profesional tiene un rol crítico, en tal sentido la aplicación de compras dinámicas brinda una solución para las empresas mineras, al considerarse métodos cuantitativos que abarcan la subjetividad de los tomadores de decisiones en actividades como la evaluación descrita.

El Costo Total de Propiedad es una herramienta que tiene por objetivo aproximar al verdadero costo de compra de un producto o servicio. La particularidad de esta herramienta es que no solo considera el precio del producto o servicio, sino que considera los costos asociados a dicha compra, por lo que el análisis para la toma de decisiones es más completo. En la literatura se encuentran diferentes modelos de utilización del Costo Total de Propiedad (TOC), para su aplicación en la evaluación de proveedores se puede utilizar el modelo basado en el valor desarrollado por Ellram, el cual se calcula considerando mediciones no monetarias, en este método se considera la información cualitativa y cuantitativa del rendimiento del proveedor, y se toma en cuenta la puntuación de cada criterio ponderado.
• Aseguramiento de la capacidad de respuesta a contingencias
Las empresas del rubro minero afrontan situaciones que requieren soluciones oportunas con visión holística del escenario, que usualmente es el no esperado. Por ello es necesario desarrollar procesos basados en la confiabilidad, orientados a minimizar las probabilidades de riesgo mediante la aplicación de información cuantitativa y cualitativa, el cual reflejado en el análisis de indicadores logísticos, permitan evaluar y seleccionar al proveedor idóneo sin recurrir a subjetividades.
Para este fin se puede utilizar el data mining como herramienta de confiabilidad para la toma de decisiones en el departamento de compras, cabe mencionar que la generación del conocimiento aunado a la tecnificación y a estrategias sistémicas del área logística permitirá alcanzar los objetivos empresariales, ya que se minimizarán las subjetividades en entornos cambiantes.
Para la ejecución y aplicación de un método innovador se debe tener en cuenta que el factor humano, liderazgo y decisión gerencial es decisivo, ya que se requieren habilidades diferenciadas para estructurar un adecuado desarrollo de políticas de abastecimiento y desarrollo de estrategias de gestión con permanente enfoque a las relaciones de largo plazo y alianzas con los miembros de la cadena de abastecimiento, de modo que se eliminen los riesgos latentes y potenciales que nos alejen de lo que finalmente cuenta que es la excelencia logística para la sostenibilidad empresarial.