Control de inventarios como eje de sostenibilidad de los negocios

Tlogistica es el operador logístico integral con 17 años de experiencia realizando control de inventarios como parte de su servicio de gestión de almacenes; área con la que atiende a diversos sectores de la industria entre los que figuran telecomunicaciones, retail, consumo masivo, químico, entre otros.

Según Carlos Miranda, gerente de Operaciones de la compañía, contar con un plan de ejecución del control de inventarios es fundamental para las empresas, toda vez que representa una gran ventaja competitiva que agrega valor al mercado.

Un eficiente y eficaz control de inventarios asegura la disponibilidad de materiales en cantidad, calidad y con los tiempos oportunos para que los negocios puedan ejecutar sus procesos operativos con fluidez, cumpliendo con la oferta de valor que han prometido a sus consumidores.

«La estrategia y los objetivos marcan el camino por donde transitar, pero la combinación de esto con la excelencia en la ejecución de las tareas operativas da como resultado la sostenibilidad de las empresas», destacó Miranda.

Claves en el control

De acuerdo con Carlos Miranda, existen algunos aspectos que no deben perderse de vista para cumplir los objetivos de control de inventarios, pues no se trata de un proceso aislado dentro de las operaciones, sino que es un requisito indispensable para garantizar el éxito de las tareas operativas.

El diseño de los procesos debe integrar todas las actividades de control, para lo cual se deben tomar en cuenta las características de los materiales y el giro de negocio en el que se mueven, dando como resultado un proceso robusto y controlado que agregue valor a los procesos del cliente.

«Es distinto el control a aplicar a materiales de alto valor unitario, a los que se debe almacenar en una zona delimitada con controles físicos adicionales y con conteos diarios; que el control de los materiales de bajo valor unitario a los que se aplica inventarios cíclicos», detalló Miranda.

Igualmente, el ejecutivo agregó que es distinto el control aplicado a los materiales fácilmente comercializables en el mercado negro, o a los materiales de alta o baja rotación; pues se deben evaluar distintos atributos según las características del negocio o los materiales.

La experiencia adquirida por Tlogistica le ha permitido poseer un know how valioso para operar de manera eficiente el control de inventarios de diferentes rubros y líneas de materiales como muebles, línea blanca, equipos celulares y chips de telefonía móvil, e infraestructura de planta en telefonía fija, entre otros.

Los primeros clientes de Tlogistica fueron precisamente de telefonía. El dinamismo del mercado y los diversos materiales gestionados exigían un diseño de procesos con menores tiempos, pero que implicaban mayores controles debido al alto valor unitario y la fácil comercialización en el mercado negro, indicó Miranda.

Cuando 3 años atrás la compañía amplió su cobertura al sector retail, un nuevo desafío se les presentó, pues las características de los materiales y del mercado mismo, hacían que los procesos operativos y de soporte fueran distintos a los que se tenían implementados.

Sin embargo, la empresa obtuvo como resultado los mismos indicadores positivos que con los clientes de telefonía: eficiencia operativa de 99,5% y de exactitud de inventarios de 99,97%.

Un segundo aspecto a tomar en cuenta, según Miranda, es realizar las tareas de control con un alto sentido de responsabilidad, ya que muchas veces se menosprecia el desarrollo de las actividades de control por no tratarse de una actividad operativa de línea.

Finalmente, un tercer aspecto fundamental a considerar es que los resultados obtenidos en los indicadores de control deben desencadenar medidas correctivas de fondo, que eliminen las fuentes de error o fraude, que a la larga se convierten en diferencias de inventario. “En este punto, es indispensable el involucramiento de los líderes del proceso productivo”, señaló el gerente.

Asimismo, Miranda resaltó la importancia de contar con un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés), que integre las mejores prácticas del mercado a nivel operativo y de control. Pero advirtió que su buen funcionamiento y resultados no dependerán necesariamente del mismo, sino de la ejecución adecuada de los procesos operativos.

«Este sistema refleja lo que los usuarios registran, por lo que se podría decir el sistema no es la solución en sí mismo; pero sí logra una ejecución más eficiente de los procesos que previamente han sido diseñados y que deben ser controlados de manera adecuada», explicó.

Recomendación en control de inventarios

• Además de los conteos con cierta periodicidad en base a una clasificación de materiales, el control de inventarios abarca también controles en: el sistema de soporte, como por ejemplo fraudes muy bien elaborados mediante utilización de bodegas virtuales o reversiones; y controles documentarios, como los despachos con guías de remisión manuales. Todos estos controles deben estar integrados con los procesos operativos y su ejecución tiene el mismo nivel de importancia.

• Existen eventos, como urgencia de clientes o sobredemanda, que rompen la planificación de actividades operativas (como las de control de inventarios). Ante ello, se debe contar con un plan de contingencia de controles mínimos que eviten posteriores problemas de descuadre de inventarios.