El problema del inventario obsoleto y las acciones para hacerle frente

Entre los aspectos más preocupantes en la gestión de inventarios se encuentra el stock obsoleto, ya que es uno de los mayores componentes de los costos de inventario. En su manejo se incurre en gastos improductivos de mantenimiento ya que son productos de nula rotación que no generan valor, los cuales además ocupan espacio de almacenamiento que puede servir para guardar otras existencias con rotación significativa que sí generan valor financiero a la compañía. Si bien los niveles de stock obsoletos difieren de acuerdo a las estrategias o eficiencia en la gestión de inventarios de una empresa, en general ¿qué acciones son recomendables para lograr que el almacén y las ventas operen sin verse afectados por estas existencias?

Una gestión deficiente del inventario puede aumentar los niveles de stock obsoleto; entre algunas de las fallas en los procesos que permiten la obsolescencia de inventarios están: 1. se mantienen inventarios muy altos para respaldar la variabilidad de la operación, 2. no se vigilan los inventarios de lento movimiento, 3. se pierde control en los cambios solicitados por el cliente, 4. no se aplica PEPS como regla diaria (FIFO – first in, first out).

A pesar de que es indiscutible que mantener niveles altos de stock obsoleto es perjudicial para la compañía, sacarlos de las operaciones de la empresa suele ser una tarea más fácil de decir que de hacer. No obstante, existen medidas y recursos de gestión que pueden ayudar a mejorar las operaciones y reducir el inventario obsoleto o evitar su impacto sobre los costos y las posibilidades de mayor valor del almacén y las ventas.

En ese sentido, una medida adecuada es contar con un sistema de pronóstico de la demanda computarizado y no solo tomar en cuenta las predicciones del equipo de ventas; la idea es cambiar el sistema de inventario de la incertidumbre a la precisión para disminuir el inventario obsoleto. Hoy, sistemas inteligentes con aplicación de big data están marcando el paso en cuanto a tendencias tecnológicas 4.0.

Asimismo, un factor clave para revertir el stock obsoleto es aplicar una planificación de operaciones de ventas, el cual se enfoca en los calendarios de pedidos y tamaños de lotes, con lo cual se puede evitar una evaluación incorrecta de los ciclos de vida de los productos.

Hay muchas organizaciones que asignan la responsabilidad del inventario a varios empleados, lo que puede originar que el stock obsoleto aumente debido a que los empleados no son conscientes de quién es el responsable de manejar esa gestión; igualmente, esto origina que no haya claridad ni reacción para reducir el inventario debido a la confusión de responsabilidad. Por ello, es recomendable asignar a un equipo que se centre en la reducción de inventarios para mantener la coherencia en los procesos.

Por otro lado, no limpiar el inventario puede ser un caso de mala gestión de operaciones cuya consecuencia será que el stock obsoleto solo siga acumulándose y ocupando espacio de almacén que podría utilizarse para inventario productivo. Al respecto, se recomienda eliminarlos físicamente del almacén y colocarlos en un lugar donde nadie pueda encontrarlos, ya que son artículos que están costando demasiado dinero y mientras sigan estando en el almacén estarán ocupando un valioso espacio que podría destinarse a otros productos que sí generen ingresos.

Además de su eliminación física, hay que asegurarse de que los artículos obsoletos sean eliminados del ERP y de cualquier otro sistema en el que puedan estar registrados. Si no es posible, hay que asegurarse al menos de que no se tramiten más órdenes de compra ni de venta. Asimismo, no olvidar eliminar estos productos de la tienda online o de los catálogos de venta.

Sin embargo, hay casos de excepción en que alguien pueda estar dispuesto a comprarlo, siendo indudablemente beneficioso. Eso puede ocurrir si tal vez algún comprador pudiera estar interesado, o tal vez se podría contactar con algún proveedor para que lo retirara. Otra idea es localizar al último cliente que hizo un pedido de este material y hacerle una oferta que no pueda rechazar. De no darse o forzar esos casos, su eliminación es lo recomendable.