PANORAMA BPO: los beneficios de transparentar la existencia y el despacho

El cumplimiento de las ventas proyectadas por una compañía se inicia en el almacén y centro de distribución. Inventariar lo más eficientemente posible las existencias constituye un factor decisivo para su rentabilidad; hoy, no obstante, no son pocas las empresas que tropiezan con frecuencia en el error de esta operación, generando altos niveles de diferencias.

En el Perú, la compañía Panorama BPO, empresa con 33 años de experiencia, es especialista en ofrecer servicio de control de inventarios tanto de existencias (productos terminados en tienda y almacén, materias primas) como de activos. A través de este servicio, Panorama garantiza una adecuada determinación de existencias para evitar roturas de stocks o pérdidas y ayudar a la gestión de activos.

Un segundo servicio logístico que brinda Panorama BPO es la carga garantizada, cuyo objetivo es semejante: en esta operación, la compañía asegura que la carga de los productos al camión esté 100% garantizado y de esa manera se cumpla con los pedidos y las ventas.

Su portafolio de servicios logísticos incluye, además, manejo de almacenes inhouse, así como consultorías logísticas en el rediseño de layout de almacenes y remodelamiento de procesos logísticos.

Para ejecutar estas operaciones, Panorama BPO posee un equipo altamente capacitado y reconocido con cobertura nacional; además, invierte regularmente en propia tecnología de equipos y software. Con una sólida ventaja competitiva, ha acumulado numerosas experiencias con grandes clientes del sector minero, retail, consumo masivo, educativo e incluso naviero.

En la presente entrevista platicamos con Jose Antonio Riveros, Gerente de Inventarios y Soluciones Logísticas de Panorama BPO, acerca de la importancia de estos procesos y las proyecciones de crecimiento de la empresa, la cual también ofrece servicios de gestión humana, manejo de tecnologías de la información, facility management, contabilidad y nóminas.


Jose Antonio Riveros, Gerente de Inventarios y Soluciones Logísticas de Panorama BPO

¿Cuál es el origen de Panorama BPO?

Panorama es una compañía que tiene 33 años de existencia. Empezó como una empresa que ofrecía servicios compartidos para la corporación Jeruth, que es un aglomerado de 14 empresas con una facturación de más de 100 millones de dólares. Panorama les brindaba servicios compartidos en las áreas de nóminas, manejo de TI (tecnologías de información), gestión humana y control de inventarios de sus tiendas y almacenes.

Hace 8 años, la compañía decidió hacer outsourcing y brindar a otras empresas estos servicios, incluido el outsourcing logístico: toma de inventarios de existencias en almacén, en tiendas, en plantas (materias primas, productos en proceso); y activos fijos de sus plantas, de sus oficinas, de sus tiendas, etc.

¿Su cartera de clientes y sectores es diversa?

Nuestra cartera de clientes ha tenido un importante crecimiento desde ese entonces. Actualmente manejamos una variedad de clientes, como por ejemplo del sector minero, educación, consumo masivo, retail, industrial; hemos operado incluso en navieras. Nosotros atendemos cualquier tipo de requerimiento de diversos sectores, pero nuestra estrategia está en enfocarnos más en minas, consumo masivo, retail y sector educativo.

¿Cuánto han crecido en sus servicios logísticos?

El año pasado hemos crecido un 10% y esperamos crecer en los próximos 5 años a un ritmo sostenido de 15% anual. En 4 años la previsión es que representemos el 30% de la facturación total de Panorama.

¿Cuál es el objetivo principal de sus servicios en la parte del control de inventarios?

Como objetivo principal, es brindarle al cliente una solución de control de sus inventarios basado en transparencia y eficiencia. Por lo general, los gerentes, directores o administradores de las empresas tienen la percepción de que la cantidad de stocks no son reales e incluso que les están robando las existencias que tienen en almacén, y esto sucede porque no tienen una total transparencia de lo que pasa al interior de sus organizaciones; porque finalmente quien hace los inventarios en el almacén es el jefe de almacén, que termina siendo juez y parte. Y es por eso que es importante que una tercera empresa haga el inventario como una auditoria de cuánto realmente tiene en existencias y cuánto es lo que tiene disponible para vender. Nuestro foco es ofrecer al cliente una visión, un cuadro transparente del estado de sus operaciones de inventario en un momento dado.

Es tan importante este tema pues impacta en el desempeño de una compañía. Una compañía por ejemplo puede vender miles de productos, pero resulta que no las puede despachar porque no están en sus inventarios ya que estos no están sincerados, y entonces se pierden ventas, peor aún, generando penalidades y disminuyendo la percepción de nivel de servicio del cliente.

¿Cuánto impacto se puede lograr en las ventas o en quiebres de stock y pérdidas?

Digamos, en el ratio de pedidos completos (solo considerando este aspecto), como ejemplo si recibes 10 mil pedidos al mes, para una compañía que pueda vender millones de soles, tener un 90% de ratio de pedidos completos, significa que de los miles de pedidos que vas a recibir, solamente vas a poder atender 9 mil pedidos completos; hay mil pedidos que no estás vendiendo por no tener sincerados los stocks, perdiendo millones. El problema se propaga a todo el resto de la compañía –según el tipo de existencia almacenado- no compras lo adecuado, no produces lo adecuado y no gestionas correctamente para poder atender los pedidos en forma óptima. Lo mismo pasa con el ratio de pedidos conformes; mandas una cosa por otra al cliente, eso es devoluciones y, por consiguiente, menos venta y nuevos problemas y sobrecostos. Todo eso ocurre porque tienes los almacenes desordenados y no están sincerados los stocks. Por eso es tan importante tener un ERI alto, que es el ratio frecuente para medir los inventarios y el mejor indicador de la eficiencia en el control de los mismos.

Hablaba de operar en minas y navieras, ¿son operaciones con desafíos diferentes?

Para que veas la diferencia que puede haber, se puede hacer un inventario en un almacén de congelado a -22 grados centígrados, o hacer un inventario de una naviera que tiene barcos en altamar, o en unas minas que están a 5 mil metros de altura, o de una tienda de retail que tiene 250 mil unidades de existencias.

¿Con qué técnicas y tecnologías soportan sus servicios de control de inventarios?

Nosotros desarrollamos tecnología adaptable a cada tipo de inventario (en almacenes y en tiendas) y necesidad del cliente. En inventarios de existencias, podemos manejar inventarios con PDA, para inventarios de grandes volúmenes de existencias usamos anillos de inventarios. Para inventarios de activos fijos, usamos otra tecnología, con otros equipos inclusive, que permiten hacer fotografías y catálogos en línea. Usamos conectores inalámbricos, terminales portátiles de varios tamaños y usos, repetidores, etc. Contamos con software propio de inventarios y un staff de desarrolladores en tecnología de información, lo cual nos permite tener flexibilidad y adaptación para cualquier necesidad, además de rapidez y menos costo para los clientes. Las tecnologías son desarrollos propios y adaptados a cada cliente. Tenemos un software para inventarios de grandes retailers; incluso, aplicamos un software adaptado para cada retail.

¿Qué tipo clientes y requerimientos son más altos?

En el tema de activos fijos, el requerimiento es muy alto en el segundo semestre del año, sobre todo en industrial y en sector minero. En consumo masivo y retail, requieren mucho control, porque tienen mucha rotación de mercadería, lo cual genera mucha diferencia de inventarios durante todo el año y de forma permanente. Pero en general los productos varían y también los requerimientos de los clientes.

¿Qué retos han pasado al hacer inventarios?

Tuvimos hace meses un inventario de una compañía minera que tenía 4 minas dispersas en el Perú, todas a más de 5 mil metros de altura, con lluvia y granizo a bajas temperaturas; lo difícil de estos inventarios no es hacer el inventario en sí, sino es encontrar a la gente idónea para hacer el inventario. Lo que sucede normalmente en estos inventarios es que la gente deserta. Para nosotros fue un reto conseguir gente de la zona y capacitarla debidamente, y que cumpliera con los requerimientos del cliente. En nuestro caso no hubo una sola deserción de las 30 personas que trabajaron en el inventario. Hicimos el inventario a tiempo, llegamos a un 99.7% de eficiencia y entregamos el informe antes de tiempo, y ahora tenemos una estrecha relación con este cliente.

Otro caso es del inventario que hicimos de una naviera. Nos encargamos de hacer los inventarios en sus barcos en altamar. Lo difícil fue que teníamos que conseguir gente que no se viera afectada por los movimientos del barco; conseguimos gente que eran hijos de pescadores, personas de los puertos, a quienes sometimos a un riguroso proceso de capacitación en tema de inventarios, de metodologías, de servicio al cliente, etc. A ese nivel de reclutamiento llegamos.

¿Proyecciones de crecimiento?

Nuestra idea es crecer en facturación, pero nos interesa sobre todo crecer en tecnología. Estamos invirtiendo cerca de 200 mil dólares en renovación de equipos tecnológicos, totalmente digitales. Son inversiones necesarias para mejorar en eficiencia y rapidez. Hacer inventario de un almacén o centros de distribución muy grandes en 15 días, hasta más, no sirve de nada; en 15 o 20 días ya se movió todo el inventario.

¿Cómo hacen para el manejo de estas tecnologías en sus equipos de trabajo?

Permanentemente nuestra gente es capacitada. Y ahora más con el tema del ISO; hace poco henos obtenido la trinorma (ISO 9001, ISO 1400 y OHSAS 1800) para los procesos de inventarios y de FM particularmente; con un proceso de mejora continua permanente. Un buen inventario depende básicamente de tres cosas: buena tecnología, buenos procesos y buena gente.

¿Qué otros servicios brindan además de control de inventarios de existencias y activos?

También ofrecemos soluciones como carga garantizada; aquí hacemos una auditoría a la mercadería en la zona de pre-despacho, antes de cargarse el camión; de esa forma el cliente asegura en una expedición final, que lo que está cargando esté 100% garantizado, porque a muchos clientes les sucede que cuando descargan encuentran diferencias. ¿De quién surgió la diferencia? ¿Fue del camión, del almacén?

El cliente hace su picking, saca los pedidos a la zona de predespacho, en ese instante hacemos el inventariado y sacamos las diferencias. Con la información que le damos al cliente de las diferencias encontradas, el cliente puede solucionarlo inmediatamente y evitar pérdida de ventas, tiempos y procesos desgastantes.

Otros servicios logísticos que brindamos son los manejos de almacenes inhouse, también consultorías logísticas en rediseño de layout, remodelamiento de procesos logísticos.

Tenemos más de 5 años manejando operaciones de almacenes de clientes importantes. Y pretendemos seguir creciendo con este servicio. Nuestro core siempre es, sin embargo, los inventarios, de existencias y activos, y es donde más inversión hacemos; también en el tema de carga garantizada, porque es donde encontramos mayor potencial y más aspecto diferenciador respecto a nuestra competencia; que no tiene equipos como los nuestros. Y si hablamos de software, mucho más es la diferencia, pues hay softwares que pueden ser muy diferenciadores, y eso te da una ventaja competitiva muy alta.

En el tema de layout, ¿qué se debe considerar?

Muchas empresas cometen el gran error de que cuando van a hacer el diseño de sus layout de almacén, le dicen al arquitecto que le construya el almacén y les ponga los racks como el cree que deba poner. O peor, le dicen al que le va a vender los racks, que le arme el diseño; ¿con qué noción logística lo está haciendo?, ninguna. Después empiezan los problemas cuando los pedidos no salen a tiempo, cuando hay confusión de pedidos, cuellos de botella. Implementan el diseño sin hacer estudios de data logística, de stock (cuánto va a ser mi stock en promedio en pico y el más bajo que deba tener un producto dentro del almacén para saber cuánto de stock debo tener del producto y saber cada cuánto tiempo se va a hacer reposicionamiento), de flujo de los productos nuevos e históricos (determinar el ABC), de movimientos: cuánto me demoro en hacer o sacar un pedido, cuántos camiones voy a recibir, cuántos camiones voy a despachar; sumo esas variables y tengo un layout adoc para mi operación proyectado de repente a 15 o 20 años.

¿Cuánto tiempo puede tomar elaborar un layout?

Un layout, dependiendo del tamaño obviamente, no toma tanto tiempo si sabes manejar bien las variables; en ese caso lo puedes tener entre uno o dos meses, dependiendo claro de la complejidad de la operación puede ser un poco más. Lo importante es poder trabajar en conjunto, porque hablamos de mucha data y variables que tiene que proporcionar el cliente. Si el cliente tiene un buen sistema, le va a hacer más fácil proporcionar esa información.

¿Cómo analiza este problema regular de las empresas de qué es primero: el montacargas o el cd?

Si bien es necesario tener primero determinado el montacargas y ver qué radio de giro va a tener, para poder determinar el ancho del pasillo, por otro lado, si no dimensionas bien el almacén (a qué altura va a estar, qué tipo de sistemas de almacenaje vas a necesitar: puede ser selectivo, de profundidad, de drive in, etc.), ¿cómo vas a saber qué tipo de apilador o montacargas vas a elegir? En ese sentido, creo que es más la elección de que es primero, es más bien mixto. Así lo trabajamos nosotros también, hacemos un diseño previo, sobre ese diseño previo le decimos al proveedor de montacargas si tiene un apilador para este tipo de layout. Podemos decir que al pasillo se le sume 20 centímetros o corregirlo y reducirle 10 centímetros menos, y sobre eso ajustar el layout final.

¿Cuál es su ventaja en general en la oferta de sus servicios logísticos en el mercado? 

Quisiera reforzar el tema de la importancia en el control de inventarios. Muchas veces, en ciertas empresas lo dejan de lado por reducción de presupuesto o por ponerle atención a otros aspectos, sin tener la conciencia de que un mayor control implica un aumento de las ventas. Te pongo otro ejemplo: un cliente tenía una cadena de tiendas; un producto (unas mochilas), se vendía muy bien en todas las tiendas, pero encontraban una en la que no vendían nada. Según su stock había 20 mochilas, pero no las vendían; cuando fueron a hacer el inventario, se enteraron que no tenían las mochilas. A ese nivel llega la importancia del control, si no tienes controlados los stocks, las ventas son las más afectadas directamente.

Las empresas de mayor nivel mundial en cuanto a logística, en cadena de abastecimiento, como un ZARA o UNILEVER, llegan a niveles de eficiencia en inventarios de un 99.5%, pero aterrizando a nuestro país, un nivel de eficiencia de inventarios del 99% es bastante bueno, pero no se ve en muchas empresas, la mayoría de las empresas manejan un orden entre 90% y 95% en eficiencia de inventarios, y hay un grueso de empresas que están por debajo de eso: entre 70% y 90%. Imagina cuánto daño le hace eso a la compañía.

Sincerar los inventarios por un tercero es además muy importante, pues el encargado del almacén, podría si quisiera ocultar información, considerando que una diferencia de inventario probablemente le afectaría a él directamente. Entonces, podríamos ver un ERI del 99%, pero con un indicador de stock out por debajo del 90%, algo incoherente que demuestra que los stocks no están sincerados correctamente.