Artículo: Generación y Aseguramiento del presupuesto de Compras frente a los Efectos de Mercado

por Guido Secco – Especialista en Cadena de Abastecimientos

Actualmente, donde existen tiempos de bonanza o crisis económica, dependiendo en que parte del planeta se encuentra uno, las empresas deben estar preparadas para cualquiera de esos temporales, aplicando estrategias en cada una de sus funciones para seguir siendo competitivas en estos tiempos tan cambiantes.

En este contexto, el área de aprovisionamiento en una empresa es la principal controladora del gasto, y dependerá del Comprador la calidad de los recursos y el aseguramiento del aprovisionamiento.

Una de las principales funciones del Comprador es realizar un presupuesto para cada recurso comprado, pero este presupuesto no solamente debe ser un simple cálculo de tendencias de precios, sino debe ser una acción para asegurar los costos de los productos evitando así fluctuaciones o sorpresas durante el periodo del presupuesto.

Por lo tanto, la misión del comprador es de satisfacer las diferentes necesidades que tiene la empresa en cantidad, calidad y tiempo encontrando maneras y asegurando acciones para compensar los efectos de mercado que afectan al costo del producto.

Esta forma de compensar los efectos de mercado,  generalmente se dividen en tres Por reformulación (cambios en el producto) Por métodos de compra o Reingeniería.

Repasemos unos conceptos que menciono:

El Efecto de Mercado

Cada costo del producto sigue el comportamiento del mercado en cada uno de sus componentes. La mayoría de los componentes del producto están disponibles en el mercado global, por lo tanto, cada componente sigue el efecto de la oferta y la demanda y si existen variaciones, éstas afectan por consecuencia los precios en los productos acabados.

Por ejemplo: Un cambio en el precio del oro en el mercado, debido a un exceso de demanda o baja oferta, tendrá un impacto en las fábricas de joyería que usan este componente. La variación en la moneda puede causar un impacto en los precios de exportación o de importación de determinados productos, el aumento del precio del petróleo afecta directamente el precio de los transportes, etc.

Reformulación de un Producto- Cambios en el producto

Reformulación se considera cualquier cambio en el producto que se hace para el aumento o la disminución de la dosis de estos componentes;. por lo tanto generará un cambio en el precio del proveedor, pero sin implicar un cambio grande del método de trabajo.

Por ejemplo: cambiar la fórmula y la variación de los componentes del producto, cambiar el sabor, cambiar el tipo de equipo para la producción, cambiar los colores del producto.

Métodos de Compra

Es considerado un método de compra cualquier cambio que pueda afectar el costo o el precio del producto debido al cambio en el método de cálculo de costos o precios, el cálculo de las divisas, los cambios de proveedores.

Por ejemplo, la firma de un contrato con precios establecidos y los métodos de cálculo de variaciones o cambiar de proveedor que ofrezca el mejor precio.

Reingeniería

La reingeniería es un método mediante el cual, en función de las necesidades del cliente, se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

Reingeniería reduce los costos relacionados con la organización al tiempo que mejora la eficiencia general. El objetivo es reconstruir la estructura para asegurar un cambio positivo para la organización.

Teniendo en cuenta los conceptos anteriores, explico una guía de paso a paso para  la generación y el aseguramiento preventivo del presupuesto:

  • Calcular el valor final real del presupuesto del año anterior
  • Eliminar el efecto del volumen para hacer una comparación real de la variación de los costos
  • Calcular los principales valores que podrían hacer aumentar y reducir el presupuesto para el próximo año
  • Buscar alternativas para reducir los aumentos en el presupuesto
  • Si la alternativa se refiere a modificaciones en el producto, se considerará como una reformulación – Cambios en el producto
  • Si la alternativa se trata de todo esfuerzo del comprador por reducir los costos pero sin afectar el contenido del producto se considerará un método de compra
  • Si la alternativa es de modificar todo el proceso completo y generar reducciones en el costo, se considerará como Reingeniería
  • Posterior a todo ello, negociar con los stakeholders las mejoras y alternativas a propuestas
  • Hacer el cálculo final del presupuesto para el próximo año con las mejoras realizadas preventivamente
  • Calcular la eficiencia de las acciones tomadas

Teniendo en cuenta estos conceptos y la guía paso a paso se pueden obtener grandes resultados, pero para ello se debe tener la estructura organizativa del área de compra de tal manera que se empodere  a los compradores y que ellos respondan a la confianza con buenos resultados aplicando las diferentes formas descritas para compensar los Efectos de Mercado.